6 råd for å lykkes med videomøter

Bud nummer én for å lykkes med videomøter er å ha et system som de ansatte er kjent med, mener konsulent Anri Håvard Hebib i konsulentselskapet Varde Hartmark.

Han råder ledere til å utarbeide e-læringskurs eller enkle guider til de ansatte.

– Jeg mener det er alfa og omega for å lykkes. Oppleves det som utfordrende er det lurt å melde seg på et digitalt kurs, slik som de jeg holder for arbeidstakerorganisasjonen Lederne, tipser han videre.

Her får du full oversikt over kommende kurs

1. Mange valgmuligheter

Hebib trekker frem både Microsoft Teams, Google Hangouts og Zoom som gode plattformer for videomøter.

– Dersom bedriften din allerede har lisens på Teams, ville jeg fortsatt med dette. Her kan du også enkelt invitere eksterne personer inn i møtet, noe som er veldig praktisk.

Selv foretrekker han Zoom, og forteller at han bruker denne plattformen når han blant annet holder digitale kurs for Lederne.

– Zoom har god funksjonalitet, er veldig stabil og egner seg godt for større grupper.

2. Klassiske utfordringer

De klassiske utfordringene på videomøter er dårlig lyd, ekko og et ustabilt nett. Hebib mener dette lett kan unngås:

– Først og fremst er det viktig å ha en mikrofon som fungerer. Bærbare maskiner av nyere dato har som regel gode mikrofoner, men dersom du har en gammel maskin eller en ødelagt mikrofon, er det lurt å investere noen kroner i en ny. Alternativt kan du bruke en smarttelefon.

I tillegg til å ha en god mikrofon, anbefaler Hebib at man alltid bruker hodetelefoner.

– Ikke spill lyden rett fra maskinen, da blir det ofte ekko og det kan være slitsomt for andre å høre på, advarer han.

Er problemet ustabilt nett, anbefaler Hebib at man setter seg nærmere ruteren.

– Dersom det ikke fungerer, kan du alternativt dele 4G-nett fra mobilen til dataen din. Det er ofte stabilt, forteller Hebib.

3. Sikre god flyt i videomøtet

Med mange i samme møte kan det være vanskelig å vite når man skal ta ordet. Hebib anbefaler å bruke chattefunksjonen i programmet man bruker, eller utnevne en ansatt til å fungere som ordstyrer.

– Det enkleste er nok å gi beskjed om at du ønsker å ta ordet i chatten. Da unngår du å snakke i munnen på en annen og møtet flyter bedre, tipser Hebib.

Han fortsetter:

– Husk også alltid å skru av mikrofonen når du ikke snakker. Da unngår du at bakgrunnsstøy fra mikrofonen din forstyrrer de andre. Venn deg til å skru mikrofonen av og på, så er mye gjort.

4. Test før viktige møter

 Dersom du skal ha et viktig møte, for eksempel med ansatte fra en ekstern bedrift, anbefaler Hebib å teste at alt fungerer før møtet starter.

– Sett av 10 minutter i forkant av møtet og sjekk at lyd og bilde fungerer, og at nettet er stabilt. Det er også en god mulighet til å diskutere hvordan man skal opptre i møtet, slik at man stiller mest mulig forberedt.

Han mener at det også er lurt å invitere til møte selv, i stedet for å la eksterne invitere seg selv inn.

– Da sikrer du at teknologien er på din side og kan være trygg på at du, og eventuelt andre fra bedriften, kan plattformen dere bruker.

5. Daglig statusoppdatering

Hebib mener det er lurt at lederen kaller inn til daglige avdelingsmøter i situasjonen man befinner seg i nå.

– Her kan alle kort fortelle hva de har gjort siden sist møte og hva de planlegger å bruke dagen på. Det er en fin måte å orientere hverandre på. Dessuten kan man raskt fange opp dersom noen trenger hjelp med noe, sier Hebib.

6. Korte møter

I tillegg til å ha daglige statusmøter, anbefaler Hebib flere korte videomøter enn ett langt. Han mener 30 minutter bør holde.

– Nå som de fleste er på hjemmekontor er det lett å gjøre andre ting samtidig som videomøtet, og dermed miste fokus. En halvtime går greit for de fleste, så blir man gjerne litt ukonsentrert, forklarer han.

Er ikke 30 minutter tilstrekkelig, anbefaler Hebib å dele opp møtet i flere bolker, eller ha en pause før man starter opp igjen.

Tre tips til lederen FØR videomøtet skal holdes:

1. Gå inn i møtet ti minutter før det starter. Oppfordre alle ansatte til å gjøre det samme. Da kan du være trygg på at alt fungerer og at møtet kan starte til avtalt tid.
2. Send agenda god tid i forkant av møtet. Da vet alle hva møtet dreier seg om.
3. Send alt underlag som skal diskuteres i forkant. Da sikrer du at alle har det samme utgangspunktet for møtet og kan stille forberedt.

Les om Ledernes medlemsfordeler her

Meld deg inn i Lederne