Blir vi mindre produktive på hjemmekontoret?

I snart ett år har mange arbeidstakere sittet på hjemmekontor. Lite kontakt med kolleger, videomøter og skriftlig kommunikasjon kan by på utfordringer – og gjøre at man føler seg mindre produktiv enn ellers. Men stemmer det at produktiviteten går ned?

Forskning på teamarbeid viser at det er fullt mulig å være like produktiv på hjemmekontoret som på arbeidsplassen din, ifølge forsker Nils Brede Moe i Sintef.

Her er tre tips som sørger for at dagene på hjemmekontoret blir produktive:

1. Kontinuerlig forbedring av arbeidsmetoder

Funn fra Sintefs undersøkelse viser at å sette av tid til refleksjon om samarbeid og arbeidsmetoder har mye for seg. Her gjelder det å ikke hvile på laurbærene skal vi tro forskerne; kontinuerlig endring og tilpassing må til.

En av bedriftene som har lyktes med å øke effektiviteten gjennom læring, evaluering og tilpassing, er Sbanken. De startet med å innføre to daglige digitalmøter, men etter å ha testet det ut i praksis, så de at det var nødvendig å endre på arbeidsprosessene. Det forteller Christine Wald-Jacobsen, leder for avdeling for brukeropplevelse i Sbanken, til Gemini.

Blant erfaringene Wald-Jacobsen har gjort seg, er at digitale diskusjoner kan bli krevende, rett og slett fordi man misforstår hverandre. Å gi gode tilbakemeldinger kan være utfordrende – og noen ganger oppleves det som kritikk. Derfor har det vært nødvendig å ta en gjennomgang av hvordan diskusjoner på video bør foregå, og hvordan man kan holde en god tone digitalt.

Tross dette, er resultatene jevnt over gode, mener Wald-Jacobsen: – Mange team føler de får mer effektive dager. Vi leverer mye mer og raskere, konkluderer hun.

Hun får støtte av Nils Brede Moe i Sintef: – I vår forskning har vi funnet virtuelle team som fungerer mye bedre enn team som er samlokaliserte, sier han.

2. Bedre tidsstyring og smarte rutiner

Arne Sigurd Rognan Nielsen har høstet stor suksess med foredraget «Jobb mindre og få mer gjort». Til LederNytt har han delt en rekke metoder for å jobbe mer effektivt, enklere og smartere.

Steg nummer én er å få kontroll på e-post, kalender og møter. Han anbefaler å innføre enkle rutiner, som å opprette en smart mappestruktur, og sette av et fast tidspunkt på dagen der man går gjennom alle e-poster. I tillegg har mange nytte av å planlegge ukene og månedene godt.

– Fyll aldri all tid i kalenderen din, hold av om lag en fjerdedel til uforutsette hendelser, råder Rognan Nielsen.

Han fortsetter: – Noe av det aller viktigste for å jobbe mer effektivt, er evnen til å skille mellom «haster» og «viktig».

– Aldri gjør oppgaver som haster før du har gjort de oppgavene som er viktige. Del oppgavene dine inn i den såkalte ABC-metoden, og ikke avvik fra denne inndelingen når du skal gjennomføre dem, sier han til LederNytt.

Kort fortalt er ABC-metoden slik:

• A: Oppgaver som fører til direkte oppnåelse av mål. De bør gjøres med én gang.
• B: Oppgaver som støtter A-oppgavene. De kan gjerne delegeres til andre som kan ha det som sine A-oppgaver.
• C: Oppgaver som andre har delegert til deg, og som ikke regnes som viktige nok for at vedkommende kan gjøre dem selv. De bør tilbake til sin rettmessige eier, mener Rognan Nielsen.

Lyst til å bli mer produktiv? Her er tre nyttige gratisbøker:

• Få bukt med prokrastineringen
• Lær å takle avbrytelser
• På tide å være produktiv

3. Fallgruvene du bør unngå på hjemmekontoret

Skal du lykkes med å opprettholde produktiviteten på hjemmekontoret er det ikke bare bedre rutiner, tidsstyring og læring du må legge til grunn, du bør også være klar over noe fallgruver som kan senke produktivitetsnivået ditt:

1. Kutte ut for mange møter. Sintefs forskning viser at det er viktig å bruke video og å faktisk snakke sammen. Å kun dele tanker og kommunisere med hverandre skriftlig skaper lett misforståelser. Derfor er rådet klinkende klart: Sørg for å ha noen digitale møter hver uke!

2. Skape usikkerhet om tilgjengelighet. Når teamet ikke sitter sammen, blir det desto viktigere å være tilgjengelig på de digitale plattformene dere har. Blir du utilgjengelig i en periode bør du informere om dette. Slik sørger du for forventingsstyring, og kan unngå mistillit og eventuelt økt overvåkning. 

3. Glemme nyansatte. Det kan være krevende å onboarde en nyansatt fra hjemmekontoret. Derfor må du sørge for at den nyansatte blir inkludert i et eller flere velfungerende team, og får en mentor som kan følge opp.

Kilder: LederNytt og Gemini.

Les om Ledernes medlemsfordeler her

Meld deg inn i Lederne