Hvordan forteller du sjefen at du har for mye å gjøre?

Kvier du deg for å fortelle sjefen at du har for mye å gjøre, og usikker på hvordan du skal gjøre det? Du er nok ikke alene om det. I et intervju med Harvard Business Review kommer produktivitetsekspert og forfatter Julie Morgenstern med noen teorier på hvorfor det er slik, og tips om hvordan du kan gå fram.

– Du er kanskje redd for at du mister jobben om du sier at du har mer enn du klarer å beherske, fordi du tenker at «om ikke jeg klarer å gjøre det, så kan sikkert noen andre få det til». Det mange også tenker er «jeg jobber ikke hardt nok, effektivt nok eller smart nok. Jeg burde klare å løse oppgaven», sier Morgenstern til nettstedet.

Når du ikke klarer å levere, eller gjør en jobb med dårlig kvalitet, sender du et signal om at du ikke er pålitelig.

Julie Morgenstern

del

Men, tenker du dette, kan det være farlig for karrieren din. Du dropper å si ifra fordi du er ambisiøs eller ønsker å imponere sjefen din. Men når du ikke klarer å levere, eller gjør en jobb med dårlig kvalitet, sender du et signal om at du ikke er pålitelig.

Morgenstrøm har noen tips til hvordan du kan gå fram:

1. Si nei

Å si nei fra tid til annen øker faktisk troverdigheten din. De fleste sjefer vil at de ansatte sier fra dersom det er noe som hindrer dem i å utføre jobben på best mulig måte.

2. Spør en venn

Hvis du føler deg overarbeidet, kan det være lønnsomt å få en tredjepart til å vurdere situasjonen din og hjelpe deg med å få oversikt. Spør en venn eller kollega om han eller hennes vurdering på arbeidsmengden din. Er den virkelig for stor for en person?

3. Sett en tidsramme

Husk at det kan være lurt å spørre sjefen om råd om hvordan du skal håndtere alle tidsfristene. Får du hjelp til å sette opp en slags guideline med prioriteringer, vil det gjøre jobben mer effektiv og oversiktlig. Legg fram hvor mye tid du trenger på et prosjekt og hør om det er samme tidsramme sjefen din har satt.

4. Kom med forslag

Vær så konkret som mulig når du legger fram problemet og ikke gå til sjefen din med et problem uten at du har en løsning. For eksempel kan du foreslå at noen oppgaver gjøres kvartalsvis i stedet for hver måned, at du kanskje kan få hjelp av noen kolleger på et bestemt prosjekt eller at organisasjonen må ansette flere i teamet for å lette belastningen. Og husk – målet ditt er å gjøre det tydelig hvilke prosjekter som kan bli forsinket eller ikke levert fordi du har for mye å gjøre.

5. Prioriter riktig

En gjenganger er at de som tildeler oppgavene ikke tenker nøye nok gjennom hvor lang tid det tar å gjennomføre de enkelte oppgavene. Derfor er der viktig at du svarer med å vise hvilke andre oppgaver du har og spørre hva som er viktigst å gjøre – og hvordan du skal prioritere de andre oppgavene. Si aldri ja til nye oppgaver hvis du er usikker på om du kan levere, og spør uansett alltid om du kan gi et svar dagen etter.

Om sjefen fortsatt ikke tar grep, bør du kanskje heller vurdere å bytte jobb.

Julie Morgenstern

del

6. Vær ærlig

Vi har alle perioder i livet hvor personlige hendelser går foran alt annet. Det kan for eksempel være sykdom i familien eller barn som har det vanskelig på skolen. Da er det best å være åpen om det som er utfordrende og at det krever ekstra av tid fra deg på hjemmebane. Men husk å gjøre det situasjons- og tidsbundet, og gjøre sjefen klar over at det er en unntakstilstand, og ikke noe som skjer ofte. En god sjef vil ha forståelse for det.

7. Vurder en ny jobb

Hvis sjefen likevel ikke er villig til å gjøre tilpasninger for å avlaste deg, kan det være lurt å gi de andre på teamet ditt et hint om at du har for mye å gjøre. Hvis sjefen din ikke tar grep, kan det hende at de gjør det. Om sjefen fortsatt ikke gjør noe med situasjonen, bør du kanskje heller vurdere å bytte jobb.