Som leder er det viktig å være klar over hvordan relasjonene blir påvirket av utstrakt digital samhandling. På hjemmekontor går folk glipp av kaepraten og det er vanskeligere å oppfatte nyansene i kommunikasjonen som skjer skriftlig og i videomøter.

– Generelt er det vanskeligere å vedlikeholde relasjoner med mange på hjemmekontor, men er relasjonen trygg fra før er det lettere. Det er særlig krevende for unge nyansatte, og det er selvfølgelig også en lederutfordring. Mange undervurderer hvor vanskelig det er, ikke minst når en medarbeider utelukkende jobber hjemmefra, sier Dominique Kost, førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI, med doktorgrad i organisasjonspsykologi.

Splittelse og misforståelser

Forskningen viser faktisk at vi blir mindre opptatt av hverandre, tilhørigheten blir svekket, bekrefter Kost:

– Det er to ting vi særlig ser. For det første glemmer man ofte å gi den informasjonen som blir delt i den uformelle praten på kontoret. De som jobber fra andre steder, kan bli glemt. Det kan splitte folk. Mange vil føle seg utenfor, selv om det ikke er meningen. De kan oppleve at det skjer med vilje.

Men det er også en fare for andre alvorlige feiltolkninger:

– Vi ser ofte at digitalt samarbeid gjør at folk tilskriver andre egenskaper de ikke har. Et eksempel fra et team som hadde møte med en deltaker i Canada, viser tydelig hva som kan skje: Vedkommende sa ingenting under møtet, og ble etterpå omtalt som både uforberedt og lat. Det de andre ikke visste var at vedkommende satt sammen med lederne sine, og ble hemmet av det. Kulturen er annerledes i mange andre land, der et sterkt hierarki kan prege samarbeidet. I dette tilfellet hadde det ingenting med kompetanse eller latskap å gjøre. Ser man hverandre 20 minutter på skjerm, forstår man ikke alltid hva som er årsaken til ting, sier Kost.

Mer slitsomt

Det er også lett å glemme at digital samhandling sliter på oss på en annen måte enn når alle er samlet på kontoret.

– Det som bidrar til å gjøre oss lykkelige, er relasjoner med andre mennesker. Særlig 100 prosent avstandsjobbing kan bli veldig ensomt. Dessuten vet vi at folk jobber mer når de har hjemmekontor. Det er en myte at folk jobber mindre. Derfor blir de også mer slitne. Naturlige pauser med kolleger forsvinner, og mange føler at de må jobbe mer når de er hjemme, sier Dominique Kost, og legger til:

– Dessuten er videomøter slitsomt. Det er mye lettere å holde konsentrasjonen når man sitter sammen i et rom. Negative sider ved hjemmekontor er ensomhet, mer jobbing og slitsomme møter på skjerm.

Krever mer av lederen

Hvordan utstrakt bruk av hjemmekontor påvirker oss må ikke minst ledere være veldig obs på. For å opprettholde gode relasjoner og et trygt miljø kreves det mer av arbeidsgivere og ledere når ansatte jobber spredt. Relasjonene blir mer oppgaveorienterte, og kan bli mindre emosjonelle og tette. Det krever bevisst innsats for å bevare god lagånd i en digital hverdag.

– Det er særlig vanskelig å oppdage at en medarbeider ikke har det bra. Lederen må være spesielt opptatt av å inkludere, ikke glemme dem på hjemmekontor eller de som er plassert ander steder. Informasjonsdeling er lett å glippe på. Det er enklere å få dette til om de ansatte er på kontoret. Når en person kun er på hjemmekontor, må lederen spørre: Hvordan har du det egentlig? Alle har jo et liv utenfor jobben. Og folk trenger hjelp og støtte til nye oppgaver. Det er mye vanskeligere for en leder å oppdage ting når det er utstrakt bruk av hjemmekontor, understreker Kost, som på ingen måte er motstander av fleksibilitet.

Teknologi og digitalisering

Her får du innsikt i verktøy, trender og beste praksis som gjør deg tryggere i en stadig mer teknologidrevet hverdag.

Makt og kontroll

Avstandsjobbing kan også påvirke opplevelsen av makt og kontroll hos ledere.

– Det er flere nyanser. Noen ledere føler at de mister makt og kontroll og synes det er ubehagelig. Hjemmekontor er jo tillitsbasert. Ledere skal også være klar over at noen bruker hjemmekontor som gjemmekontor, ikke for å snike seg unna arbeidsoppgaver, men for å unngå et dårlig arbeidsmiljø.

Digital overvåkning kan være et problem, men ikke så mye i Norge. I USA blir det ofte brukt webkamera for å sjekke at folk jobber. Teoretisk sett er det lett for en leder å sjekke, men i Norge har vi strenge bestemmelser mot overvåkning av arbeidstakere.

Ikke alltid egnet

Mye fjernjobbing og utstrakt bruk av videomøter har sine negative sider, og e-post-kommunikasjon er heller ikke så lett.

– E-post er en fattig kommunikasjonsform, med bare tekst. Da er det lett at folk legger mye i teksten som ikke står der. Tenk deg responsen «Bra jobba!». Det kan oppleves om kort og lettvint. og derfor tolkes negativt som tilbakemelding. Inne på kontoret med kroppsspråk i tillegg kan den meldingen oppleves helt annerledes og mye mer positiv, forklarer Kost.

Hun understreker også at kompleks eller ubehagelig informasjon ikke må tas på e-post:

– Da tar du en telefon i stedet. Det er ingen god idé å gjemme seg bak en e-post. Og ikke bruk store bokstaver i et forsøk på å tydeliggjøre. Det er som å skrike. Emojies må man også være forsiktig med. I noen miljøer kan det bli sett på som useriøst, så vit hvem du kommuniserer med.