Sjekkliste for klarspråk

Den internasjonale definisjonen av klarspråk er «kommunikasjon med så tydelig ordlyd, struktur og visuell utforming at leserne i målgruppen finner informasjonen de trenger, forstår den og kan bruke den.» Informasjonen skal tilpasses målgruppen og situasjonen.

Ifølge Språkrådet er en tekst skrevet i klarspråk dersom mottakerne

• finner det de trenger
• forstår det de finner
• kan bruke det til å gjøre det de skal

Det kan innebære å bruke enkle og tydelige ord og uttrykk, unngå fagterminologi, strukturere informasjonen logisk, og å tilpasse språket til målgruppen. Klarspråk brukes i mange sammenhenger, både i offentlig og privat sektor, for eksempel på nettsider, i brosjyrer, skjemaer, brev, avtaler eller andre dokumenter. Ved å bruke klarspråk kan man bidra til å øke tillit til avsender, redusere risikoen for misforståelser, og gjøre det enklere for mottakerne å forstå, ta i bruk og følge opp informasjonen de mottar.

Hvorfor klarspråk er viktig

Klarspråk bidrar til å sikre at informasjonen som formidles blir forstått av målgruppen. Når informasjonen er klart og enkelt formulert, og tilpasset målgruppen og situasjonen, er det lettere for leserne å forstå innholdet og bruke det. Det gjør det også lettere for leserne å skille mellom viktig og mindre viktig informasjon, og å finne den informasjonen de trenger raskt og effektivt. Dette kan bidra til å redusere misforståelser og feil. Dette er spesielt viktig når informasjonen er knyttet til avgjørelser som kan ha store konsekvenser.

Les også: Kommunikasjon på arbeidsplassen

Når bør man bruke klarspråk

Klarspråk bør brukes når man ønsker å formidle informasjon på en enkel og forståelig måte. For eksempel når man skriver formelle brev, instruksjoner, retningslinjer, nettsider, artikler, brosjyrer eller rapporter.

Det er spesielt viktig å bruke klarspråk i situasjoner der det er stor risiko for misforståelser eller der konsekvensene av feil kan være alvorlige. Når du ønsker å kommunisere til et bredt publikum med ulikt utdanningsnivå eller språkkunnskaper er klarspråk viktig.

Hvem kan bruke det

Alle kan bruke klarspråk. Det er en enkel og effektiv måte å formidle informasjon på, og er nyttig for å sikre at informasjonen blir forstått.

I det offentlige er det faktisk en plikt å bruke klart og korrekt språk. I 2022 fikk språkloven nemlig en egen paragraf om klarspråk, som pålegger offentlige organer å kommunisere med et språk som er klart, korrekt og tilpasset målgruppen. Folk har altså rett til å få informasjon i et klart språk fra det offentlige.

Organisasjoner og bedrifter kan også dra nytte av å bruke klarspråk når de kommuniserer med kunder. De sikre da at kundene forstår produktene eller tjenestene bedre, og at de kan ta velinformerte beslutninger.

For både ledere og medarbeidere kan det være nyttig å bruke klarspråk både når man skriver e-post, brev, rapporter, rutiner eller annet der det er viktig å formidle informasjon på en tydelig og forståelig måte.

Les også: På tide å ta noen skritt opp kommunikasjonstrappen?

Sjekkliste for klarspråk

Gjør tekstene dine mer forståelige ved å:

• Tydeliggjør hva teksten skal oppnå og hvem som er mottakeren. Tilpass språket til leseren slik at de forstår teksten.
• Sørg for en klar og logisk oppbygging.
• Bruk aktivt språk, og konkrete og presise ord og setninger.
• Unngå faguttrykk og forkortelser som ikke er kjent for målgruppen.
• Bruk tydelige overskrifter og mellomtitler for å gi en god oversikt.
• Vær forsiktig med å bruke synonymer som kan ha ulik betydning for ulike lesere.
• Bruk bilder, tabeller, lister og andre visuelle hjelpemidler for å gjøre teksten mer forståelig.
• La andre lese teksten og gi tilbakemeldinger om forståelighet og tydelighet.
• Bruk digitale verktøy for å måle hvor enkel teksten er å forstå.