Bruker du stillhet strategisk i møter?

Oppleves møtene som en tidstyv? Og at de sjelden fører til verken videre prosesser eller beslutninger? Mange kjenner seg kanskje igjen. Kan det være så enkelt at man bare gjør litt om på hvordan møtene foregår, for å få dem mer effektive?

Den danske «stillhetseksperten» Bastian Overgaard mener planlagt stillhet kan være løsningen på ineffektive og resultatløse møter.

Til Lederne Danmark, forteller Overgaard om en avdeling i region Midtjylland som har klart å effektivisere møtene med opptil 20 prosent ved å sette stillhet på agendaen.

– Det handler verken om oppmerksomhet eller meditasjon, men om et forsterkende supplement til den verbale kommunikasjonen, forklarer Overgaard.

«Intelligente pauser»

Overgaard omtaler stillheten som «intelligente pauser», der møtedeltakerne får tid til å tenke før de snakker. Disse pausene skal skape kognitivt overskudd, styrke kommunikasjonen og redusere verbal støy. Resultatet er et tydeligere fokus på kjerneoppgaven.

Han henviser til språkvitenskap, som viser at vi sier omtrent 150 ord i minuttet. I et times langt møte betyr dette at vi sier omtrent 9 000 ord, noe som tilsvarer over 20 sider med akademisk tekst.

Det klarer rett og slett ikke hjernen vår å takle, ifølge Overgaard. Han forteller at det er umulig for oss å opprettholde oppmerksomheten når vi blir utsatt for langvarige og konstante talestrømmer.

Hjernen blir overbelastet av informasjonen vi får, noe som resulterer i at den «stenger». Dette påvirker igjen hukommelsen, evnen til å ta riktige beslutninger og den emosjonelle intelligensen som er nødvendig for et optimalt samarbeid.

10 prosent stillhet

Å ha det litt stille i møtene gir rom for konsentrert tenkning, og ender ofte med at flere beslutninger tas og at møtene derfor kan kortes ned, ifølge Overgaard. Han peker også på en rekke andre fordeler:

• Hjernen får tid til å håndtere informasjonen som gis på møtet samtidig som møtet fortsatt pågår.
• Den lille pausen gir oss tid til å formulere et mer gjennomtenkt og tydelig svar.
• Introverte kan oppleve møtene som enklere å ta del i, fordi de får tid til å tenke.
• Det tas mer kvalifiserte beslutninger fordi stillheten gir bedre oppmerksomhet og konsentrasjon.

Avdelingen i region Midtjylland har siden 2016 hatt stillhet som fast del av sine møter. Ifølge ledelsen har dette gitt flere positive resultater, blant dem bedre dialog, mindre «støy», økt oppmerksomhet og flere beslutninger.

Slik innfører du stillhet i møter

Er du nysgjerrig på om stillhet kan gjøre møtene bedre? Dersom du ønsker å innføre stillhet i møtene, er det fire prinsipper du bør være klar over:

• Stillheten må avtales og tilrettelegges.
• Møtedeltakerne må være bevisst på at det skal være stille.
• Stillheten må respekteres, og alle må delta.
• Stillheten må være tidsbegrenset.

I tillegg til de ovennevnte punktene, gir Overgaard tre råd til hvordan du som leder kan gå praktisk til verks:

• I begynnelsen av møtet: Bruk stillheten som et verktøy til å klargjøre hodet for tanker og inntrykk fra tidligere oppgaver.
• To tredeler inn i møtet: Bruk stillheten for å skape rom for refleksjon og til å bearbeide informasjonen.
• På slutten av møtet: Bruk stillheten til å reflektere over møtet og la beslutningene synke inn.

Kilde: Lederne.dk