På tide å ta noen steg opp i kommunikasjonstrappen?  

Kommunikasjonstrappen ble opprinnelig utviklet av psykologen Paul Moxnes, og er videreutviklet av bedriftsrådgiver Ragnhild Ustgård og fagbokforfatter Elin Ørjasæter. 

Modellen består av seks trinn for effektiv kommunikasjon, og er et nyttig verktøy for å lære seg god og direkte kommunikasjon. Hvert av trinnene kan fungere til sin hensikt. Nøkkelen er å ikke bli sittende fast på de nederste trinnene når det egentlig ville lønnet seg å ta noen steg opp. 

Trappen fungerer nemlig slik at jo høyere opp du beveger deg, jo nærmere i tid og mer personlig er du. Bruker du trinnene bevisst i din kommunikasjon med ansatte og kolleger, er det lettere å nå frem til flere.

Slik fungerer kommunikasjon på de ulike trinnene:

1. trinn – informasjon 

Dette er et rent informasjonsnivå, der du gjerne henvender deg til flere på en gang. Ofte er informasjonen både generell og litt fjern i tid, noe som gjør kommunikasjonen upersonlig. Skriver du en e-post eller informerer i plenum om et møte som skal skje eller gir en generell beskjed, befinner du deg som regel på dette trinnet. 

Gå rett på sak, hold det konkret, nyttig og kort.

Her er et eksempel på førstetrinns-kommunikasjon:

“Minner om allmøte kl. 9 til fredag. Vi tar en gjennomgang av resultatene fra medarbeiderundersøkelsen og blir bedre kjent med våre to nyansatte.” 

Lyst til å bli bedre på skriftlig kommunikasjon? Sjekk tekstdoktorens tips her.

2. trinn – prat

Neste trinn i kommunikasjonstrappen er den mer dagligdagse kommunikasjonen, nemlig praten. Enten det er “small talk” ved kaffemaskinen om hvordan helgen har vært, eller lunsjpraten om en film du har sett, er disse samtalene med på å bygge fellesskapet på jobb. Trinn to er lett nok til at du kan ha en prat med de fleste du ønsker å ivareta en god relasjon med. Kall det gjerne “småprat”.  

Risikoen her er imidlertid å gå i baksnakkingsfella. Dersom du er konfliktsky og synes det er vanskelig å ta “problemet” med den det gjelder, er du særlig utsatt. Hold deg til det som angår deg, og ikke bruk praten som ventil for frustrasjoner knyttet til andre enn den du snakker med.  

3. trinn – historiske betroelser 

Tar du neste steg opp i trappen, handler kommunikasjonen i større grad om å betro seg til en eller flere personer. Det kan være et effektivt virkemiddel for å “bryte isen” med litt mer tilbaketrukne mennesketyper. For at trinn tre skal ha noen effekt, er det viktig at temaet som snakkes om oppleves relevant for personene du henvender deg til. Betroelser som kan være fine å by på, kan eksempelvis være betraktninger om en situasjon du eller dere har vært i, nyttige erfaringer som kan være til hjelp for andre, eller en god historie om noe du har opplevd en gang. 

Også her er det særlig viktig å unngå å snakke negativt om mennesker som ikke er til stede. Det kan virke mot sin hensikt, og fremfor alt skape grobunn for tanker som “hva blir sagt om meg når jeg ikke er tilstede?”. 

4. trinn – historisk feedback

På kommunikasjonstrappens fjerde trinn finner vi de historiske tilbakemeldingene. I følge teorien venter man typisk med å gi en tilbakemelding, for å samle mot til å si det. Fallgruven er at man ender opp med å vente for lenge, slik at tilbakemeldingen kommer  langt unna hendelsestidspunktet at det ikke lenger oppleves som relevant. Da mister det sin effekt. En annen fallgruve er at viktig informasjon som skulle vært gitt til én person, ender opp med å gis som mer generell informasjon til en større gruppe mennesker (på kommunikasjonstrappens første trinn). Noen vil da kanskje føler seg truffet og blir usikre i situasjonen, og andre som opplever det irrelevant. Dette kan igjen gå på bekostning av motivasjon og tillit. 

For eksempel kan en leder som vegrer seg for direkte konfrontasjon, forsøke å formidle til en ansatt at det ikke er greit å stadig komme ti minutter for sent til møter. Dersom lederen i stedet tar opp problemet i plenum, vel vitende om at alle forstår hvem det gjelder, kan det skape unødig ubehag både for den aktuelle medarbeideren og resten av gruppen.

Les mer om hvordan du unngår at konfliktene vokser.

5. trinn – her-og-nå-betroelser

På femte trinn handler det om å konfrontere noen med hva de har fått deg til å føle i en gitt situasjon. På jobb kan dette være viktig og nødvendig for å ivareta deg selv og egne grenser, samtidig som du også viser at det er ok for andre å være helt ærlige med deg. Det er et godt grunnlag å bygge videre på. 

Å ta utgangspunkt i egne følelser og opplevelser kan virke avvæpnende i en konfrontasjon. Ved å si «da du gjorde det, følte jeg meg ignorert» i stedet for «du ignorerer det jeg sier», signaliserer du at du er åpen for den andres perspektiv. Det legger et godt grunnlag for en fortrolig og konstruktiv samtale.

Tips til den vanskelige praten finner du her.

6. trinn – her-og-nå-tilbakemeldinger

Å være direkte i sine tilbakemeldinger krever trygghet, uavhengig om du er leder eller medarbeider. Kommunikasjon på øverste trinn handler om å snakke tydelig og til riktig tid. Er det tilbakemeldinger av en mer alvorlig art, må det også være dokumenterbart. Ved sistnevnte eksempel, ha rutiner for oppsummering – eksempelvis på e-post i etterkant av viktige møter. 

Det som holder folk unna siste trinn, er ofte frykten for å bli mislikt. Paradoksalt nok oppgis konfliktskyhet som en grunn til at en del medarbeidere også misliker lederne sine. Som nevnt tidligere i saken kan det være vanskelig å bevege seg oppover i kommunikasjonstrappen dersom konfliktskyheten er høy. 

Det handler ofte om at man kan kjenne på at jo mer relevant og personlig man treffer folk med sin kommunikasjon, jo mer utsatt blir man selv. Det er til en viss grad sant. Samtidig er det verdt å huske at du gjør deg mer tilgjengelig som person når du tydelig formidler hva som er viktig for deg. Det gjør det også lettere for andre å forstå hvor du står, noe som bidrar til å skape trygghet i relasjonen.

Om du er på et av de første trinnene, kan det være lurt å gå rolig frem og øve deg på et steg av gangen. Kanskje første steg kan være å si til noen at du ønsker å bli tydeligere i kommunikasjonen din med andre? Dermed har du beveget deg opp på tredje trinn med en gang. 

Lykke til!

Første gang publisert 12. januar 2023