Slik kommuniserer du bedre skriftlig

Christine Calvert

Christine Calvert har drevet firmaet Tekstdoktor siden 2004. Hun holder kurs og foredrag for næringslivet og offentlige aktører om skriving og kommunikasjon. Christine har skrevet bøkene «Skriv for nettet – kort og godt» (2012), «Skriv så det selger» (2018) og «Skriv godt, bli forstått» (2021) – alle på Universitetsforlaget.

– Som leder må du være tydelig og bli hørt. Derfor er det viktig at du skriver tekster som blir forstått og mottatt på riktig måte, sier Christine Calvert. 

Calvert er forfatter, foredragsholder – og landets eneste tekstdoktor. Hun forteller at norske næringslivsledere jevnt over er flinke til å skrive, men at det er én utfordring som går igjen.

– Det blir oftere for langt enn for kort. Tenk over hva du skal si, hvem du skal si det til, og hvilken virkning det vil gi. Deretter må du formidle budskapet kort og konsist, sier hun. 

Slett unødvendige ord

Kort er nemlig (nesten alltid) godt, og Christine Calvert har én tommelfingerregel. 

– Slett alle unødvendige ord. 

 Hun kommer med et eksempel:

«Vi merker at de økte prisene på råvarer gjør at vi må tenke annerledes, og derfor kaller jeg inn til ledermøte for å diskutere hvilke tiltak som bør vurderes i denne situasjonen.»

Kan med fordel skrives slik:

«De økte prisene på råvarer gjør at vi må tenke annerledes. Jeg kaller derfor inn til ledermøte. Vi skal diskutere hvilke tiltak vi bør vurdere.»

Unngå «corporate bullshit» 

Som leder kan du ikke tillate deg å være utydelig, mener språkeksperten:

– Det er så store forventninger til deg, og det du sier kan bli tolket på så mange måter. Jeg har selv sett hvilken virkning det har på ansatte når en leder har sendt en e-post som oppfattes uklart. «Hva mente hen egentlig? Skal noen sies opp? Må vi bytte kontor?». Det skaper en unødvendig usikkerhet, sier hun.

Heldigvis finnes det enkle grep som umiddelbart gjør teksten din tydeligere.

– Først av alt kan mange kutte ned på såkalt «corporate bullshit». I stedet for å skrive «proaktiv» kan du skrive «i forkant». Hvorfor «predikere» når du kan «forutsi»? smiler hun.

– Det andre tipset er rett og slett å bruke en nettside som heter LIKS. Her kan du legge inn en tekst du har skrevet, og du får en score som viser hvor lettlest den er. En aldri så liten life hack!

• Psst! Det første teksteksemplet i forrige avsnitt fikk LIKS-score 54 (vanskelig), mens den justerte teksten fikk LIKS-score 32 (lettlest). Nysgjerrig på hvordan du selv skriver? Test her.  

Vær autentisk – og vekk interesse!

En annen ting som er viktig å huske på er at tydelig ikke er synonymt med kjedelig. Uansett om du skriver en melding på slack, e-post eller Linkedin-innlegg: Leserens interesse skal fanges.

– Start gjerne med et pang, noe som gjør at mottakeren setter seg opp i stolen. Gjerne en historie eller noe annet som berører. Følelser påvirker i aller høyeste grad hvor mottakelige vi er for et budskap. By på deg selv og vær personlig, da følger vi med på en helt annen måte, mener Christine Calvert.

Selv skriver hun aldri noe uten å visualisere hvem mottakeren er, og hva hen er opptatt av.

– Det gjør at det du skriver, blir mer personlig og relevant. 

Pauser gir autoritet

Hvordan du «styler» teksten er også viktig:

– Sørg for at det ser oversiktlig ut (rent visuelt). Ikke la viktige budskap forsvinne midt i en tykk tekstbolk, men legg inn mellomtitler og lenker underveis – alt som gjør det godt å lese. Når du setter inn mange avsnitt, er du også med på å gi teksten (og deg!) en ro og autoritet.  

– Har du lange setninger, med mange kommaer, kan du vurdere å gjøre dem om til en punktliste. Slik jeg gjør når jeg skal tipse om tre enkle grep som gir deg mer autoritet: 

• Lær deg kommareglene. Synes du at dette er vanskelig? Les teksten din som om du leser en tale. Da vil du ofte høre hvor kommaet skal være. Øret er den beste leseren.
• Bruk punktum oftere. Se for deg en tekst med mange lange setninger og én kort setning. Hvilken setning legger du merke til?
• Formater teksten din slik at den er lett å lese. Sett inn avsnitt oftere enn du er vant til.

– I en hektisk hverdag har vi ikke alltid tid til å flikke og fikse på tekstene våre, men dette er små grep som ikke tar så lang tid. Sett av noen minutter til flikking etter at teksten er ferdigskrevet, avslutter Christine Calvert.