Omstilling og nedbemanning

Det er ikke uvanlig at en virksomhet ønsker å omorganisere, og i en del tilfeller fører omorganisering til at ansatte blir overtallige. Hvilke regler gjelder ved nedbemanning og hvilken rolle skal en tillitsvalgt ha i slike prosesser?

Samarbeid og medvirkning

Systemet og reglene vi har for samarbeid og medvirkning på arbeidsplassen er grunnleggende og gjennomsyrer hele det norske arbeidslivet. Som arbeidstakere har vi både en rett og en plikt til å medvirke.
Hovedavtalene sier at arbeidsgiver skal holde de tillitsvalgte informert så tidlig som mulig om virksomhetens drift og forhold som kan berøre de ansattes arbeidssituasjon. I tillegg sier hovedavtalene at en del spørsmål skal drøftes med de tillitsvalgte, for eksempel vil det gjelde spørsmål om omstilling og nedbemanning.

Drøfting betyr at arbeidstakernes synspunkter og innspill skal høres og vurderes nøye, før arbeidsgiver tar en endelig beslutning. Dette er allikevel ikke det samme som at arbeidstakerne har vetorett. Arbeidsgiver har en stor grad av styringsrett.

Krav om saklighet

Et grunnleggende krav i arbeidslivet er at det man gjør som arbeidsgiver skal være saklig begrunnet. Dette kravet har stor betydning på alle stadier av en omorganiseringsprosess. Avgjørelser som tas om nedbemanning må bygge på et saklig grunnlag. De kan ikke være vilkårlige eller basert på utenforliggende hensyn.

Dette er viktige momenter i sakslighetsvurderingen i en nedbemanningsprosess:
• Kan man løse bedriftens behov på andre måter, uten å si opp ansatte?
• Er utvelgelsen av hvem som skal sies opp saklig?
• Er det gjort en god interesseavveining mellom arbeidsgivers behov og belastningen en oppsigelse vil ha for den enkelte arbeidstakeren?
• Kan bedriften tilby arbeidstakeren annet passende arbeid i virksomheten?

Tillitsvalgtsrollen

Som tillitsvalgt og representant for de ansatte har du en viktig rolle. Du kan ofte bidra med et annet perspektiv enn ledelsen og komme med innspill og ideer som ledelsen ikke har tenkt på.

Det er viktig og positivt at de tillitsvalgte i en virksomhet har god dialog og et godt samarbeid på tvers av de ulike arbeidstakergruppene og organisasjonene. Samtidig er det viktig at du er bevisst på at du representerer medlemmene i Lederne, og tar stilling til om det er spesielle hensyn og synspunkter du bør ivareta og fremme for våre medlemmer spesielt.

Fremgangsmåten i en nedbemanningsprosess

Vi har ingen regler som beskriver hvordan en omorganiserings- og eventuell nedbemanningsprosess skal foregå fra A til Å. For å følge prinsippene i lov og avtaleverket vi har, er det allikevel mulig å hevde at bedriften bør gå frem slik:

– Saksbehandlingen

Det er helt avgjørende at saksbehandlingen er god nok. Alle sider av saken skal være belyst og her er det viktig å involvere de tillitsvalgte. Domstolene er strenge når det kommer til å vurdere om saksbehandlingen har vært god nok. Det finnes eksempler på at oppsigelser har blitt vurdert som ugyldige fordi saksbehandlingen ikke har vært forsvarlig, selv om grunnlaget for oppsigelsen i seg selv var saklig.

– Kollektive drøftinger

Arbeidsgivere som planlegger omorganiseringer og nedbemanning skal drøfte dette med de tillitsvalgte så tidlig som mulig i prosessen. Både grunnlaget for nedbemanningen og hvordan nedbemanningen skal gjennomføres, skal drøftes. Tillitsvalgte har krav på å få innsyn i alle relevante dokumenter før drøftingsmøtene.

– Utvelgelseskrets

Med utvelgelseskrets mener vi gruppen av ansatte det skal velges blant når man skal nedbemanne. Selv om behovet for nedbemanning bare gjelder deler av virksomheten, er hovedregelen at hele selskapet skal inngå i utvelgelseskretsen.

I noen tilfeller kan det være at arbeidsgiver ønsker å begrense utvalgskretsen, og argumenterer for at det er saklige grunner for å gjøre dette. Men husk hovedregelen! Det skal tungtveiende grunner til å ikke ha hele bedriften som utvelgelseskrets.

– Utvelgelseskriterier

Med utvelgelseskriterier menes hva som skal vektlegges når arbeidsgiver skal velge hvilke ansatte som skal sies opp. Dette må arbeidsgiver drøfte med de tillitsvalgte. Kriteriene må være saklige, mest mulig objektive og målbare. Selv om du er med på å drøfte kriteriene, så husk allikevel at du aldri bør skrive under på lister som sier konkret hvilke ansatte arbeidsgiver vil si opp!

De vanligste kriteriene som brukes er ansiennitet i virksomheten og kompetanse (formell og realkompetanse/erfaring). Dette er også vår klare anbefaling.

Vi vil fraråde at det brukes kriterier som legger opp til skjønnsmessige vurderinger som for eksempel egnethet, «virksomhetens behov» etc.

Sosiale forhold skal også være en del av vurderingen (for eksempel alder, forsørgelsesbyrde, helse, økonomi etc.) Dette henger blant annet sammen med at man må gjøre en interesseavveining av hvor hardt arbeidstaker rammes opp mot arbeidsgivers behov for å nedbemanne.

Som tillitsvalgt er det viktig at du har et bevisst forhold til hvilke behov som er sentrale for medlemmene du representerer. Tenk nøye igjennom hvordan utvelgelseskriteriene vil slå ut for ledernes medlemsgruppe.

Begrepene utvelgelseskrets eller utvelgelseskriterier er ikke omtalt i arbeidsmiljøloven. Lovens krav er som nevnt at oppsigelsen skal være saklig, og vi har flere Høyesterettsdommer som viser at man kan velge mellom ulike kriterier i en utvelgelsesprosess så lenge de er saklige.

Protokoll etter drøftingsmøter

Det er viktig at det lages en protokoll etter at det har vært holdt et drøftingsmøte. Dette kan bli avgjørende dokumentasjon på et senere tidspunkt. Dette gjelder både de kollektive drøftingene innledningsvis i prosessen som er omtalt over, og også de individuelle når enkeltansatte vurderes sagt opp som vi kommer til nedenfor.

Det er ingen regler for hva en protokoll må inneholde for å være gyldig, men kort oppsummert kan vi allikevel si at en protokoll minst bør inneholde opplysninger om tidspunktet for møtet, hvem som deltok, hva som ble drøftet (gjerne med henvisning til riktig bestemmelse i tariffavtale eller lov), oppsummering av eventuelle beslutninger som ble tatt samt en beskrivelse av eventuelle uenigheter som er viktige å få frem. Ditt standpunkt når det gjelder utvelgelseskrets og kriterier bør komme tydelig frem av protokollen.

Ta gjerne kontakt med seksjon for arbeidsliv og jus i Lederne hvis du vil ha hjelp til en gjennomlesning av protokollen før du signerer.

Gjennomføring av nedbemanning

Arbeidsgiver plikter å ha et drøftelsesmøte med arbeidstakeren før en eventuell oppsigelse. Dette kalles ofte et 15-1 møte, fordi det er bestemmelser om disse drøftingene i arbeidsmiljøloven § 15-1. Den ansatte skal da også informeres om muligheten til å ha med seg en tillitsvalgt i dette drøftingsmøtet.
Målet med denne individuelle drøftingen er at saken skal være godt nok opplyst før det eventuelt tas en beslutning om oppsigelse. I tillegg til å få frem faktum, får arbeidstakeren mulighet til å legge frem sitt syn.

I drøftelsesmøtet er det også viktig å få frem hvilke konsekvenser en oppsigelse vil ha for arbeidstakeren. Vil oppsigelsen ramme unormalt hardt, for eksempel på grunn av forsørgerbyrde, sykdom eller lignende?
I møtet skal arbeidsgiver forklare hva som er bakgrunnen for prosessen, hvilken utvelgelseskrets og hvilke kriterier de har basert seg på.
I dette møtet vil det også være et naturlig tema om arbeidsgiver har annet passende arbeid å tilby.

Pass også på at ansienniteten til den ansatte er riktig beregnet.

Regler for hvordan en oppsigelse skal foregå

En oppsigelse fra arbeidsgiver skal være skriftlig. Den skal leveres til arbeidstakeren personlig eller sendes rekommandert i posten.

Oppsigelsen trer i kraft når den har kommet frem til arbeidstakeren og skal inneholde informasjon om følgende:
• retten til å kreve forhandlinger og reise søksmål
• hvilke frister som gjelder for forhandlinger og søksmål
• hvem et eventuelt søksmål skal rettes mot
• retten til å fortsette i stillingen mens forhandlinger eller søksmål pågår

Hvis oppsigelsen skyldes nedbemanning eller andre forhold i virksomheten, skal oppsigelsen også inneholde informasjon om at arbeidstakeren har fortrinnsrett til ny ansettelse.
Hvis arbeidstaker er uenig i grunnlaget for oppsigelsen kan vedkommende kreve forhandlinger med arbeidsgiver innen to uker.

Her er det viktig at dere kontakter oss så snart som mulig for vurdering av om vi skal kreve forhandlingsmøte.
Hvis arbeidsgiver og arbeidstaker ikke blir enige under forhandlingene, kan arbeidstakeren bringe saken inn for domstolene (reise søksmål). Søksmål må i så fall reises inne åtte uker etter at forhandlingene er avsluttet, eventuelt fra oppsigelsen ble mottatt hvis det ikke har vært forhandlinger.
Så lenge forhandlingene eller et eventuelt søksmål fortsatt pågår, kan arbeidstakeren fortsette i stillingen, hvis ikke retten bestemmer noe annet.

Kort oppsummert til slutt:

• Som tillitsvalgt har du en viktig rolle og en unik mulighet til å påvirke i omstillings- og nedbemanningsprosesser. Du kan bidra med viktig kunnskap, innspill og synspunkter fra de ansattes ståsted. Dette er nyttig både for de ansatte og virksomheten.
• Du har krav på informasjon tidlig i prosessen og skal tas med på drøftinger underveis.
• Det er et gjennomgående krav til saklighet i en nedbemanningsprosess, i alt fra valg av løsninger til beslutning om eventuell overtallighet, utvelgelse og oppsigelser av enkeltansatte.
• Ikke glem medlemsmassen du representerer, og vær bevisst på om det er spesielle forhold nettopp medlemmene i Lederne er opptatt av i prosessen dere står i.

Og husk; – du kan kontakte oss i Ledernes sekretariat både på telefon og epost for råd og hjelp underveis!