Kunsten å delegere ansvar til andre

Felles for alle ledere er forventingen om at de skal produsere resultater utover deres individuelle kapasitet.

– Noen løser dette ved å bli arbeidsnarkomane og får ulike psykosomatiske stressproblemer. Andre kan kunsten å delegere. De utfører ikke arbeidsoppgavene selv, men administrerer andre som gjør dem. Å delegere er ikke en evne vi er født med – det er en ferdighet hvem som helst kan lære seg, sier førsteamanuensis Henning Bang ved Psykologisk institutt ved Universitetet i Oslo.

Delegering innebærer å oppnå resultater gjennom andres anstrengelser.

– Som leder gir du medarbeiderne ansvar for å oppnå et bestemt resultat. Du gir den myndigheten de trenger for å ivareta dette ansvaret. En klassisk feil mange ledere gjør er å delegere ansvaret for en oppgave uten den beslutningsmyndighet, fullmakt, makt og frihet som skal til for å utføre den, sier han.

En klassisk feil mange ledere gjør er å delegere ansvaret for en oppgave uten den beslutningsmyndighet, fullmakt, makt og frihet som skal til for å utføre den.

Henning Bang, psykolog

del

Store gevinster

Mange ledere kvier seg for å delegere fordi de ikke har tillit til at medarbeideren klarer å utføre oppgaven tilfredsstillende.

– Da bør du spørre deg selv om det er nødvendig at oppgaven utføres akkurat slik du selv gjør det, eller om det kan være godt nok om den blir gjort slik medarbeideren gjør? Det er viktig å huske at tett oppfølging og kontroll kan redusere feil og unøyaktigheter, påpeker Bang.

Tid er en begrenset ressurs, ikke minst for ledere. Sliter du med å overlate ansvar til andre ender du gjerne opp med å bruke unødvendig tid på oppgaver som like gjerne kan utføres av dine medarbeidere. Dermed får du ikke brukt din kompetanse og erfaring der den kommer best til nytte.

– Som for enhver annen ferdighet kreves det trening for å bli god på delegering. For mange ledere innebærer dette en annen bruk av tiden enn de har vært vant med. Dette tar tid og kan kjennes vanskelig i starten, men gevinstene er likevel såpass store at det uten tvil er verdt å ikke gi opp, sier Bang.

Uforløst potensial

Delegering kan gi store fordeler til både lederen, medarbeiderne og bedriften hvis det gjøres på en fornuftig måte. Likevel er det forbausende mange ledere som tviholder på kontrollen over unødvendig mange arbeidsoppgaver.

– Det er liten tvil om at det ligger et uforløst effektivitetspotensial i denne lederferdigheten. Delegering, altså det å skape resultater gjennom andre, er på mange måter selve essensen i god ledelse, sier Henning Bang.

Les også: -En god leder løfter og legger til rette 

Hvilke oppgaver kan delegeres?

Lag en liste over dine arbeidsoppgaver, og klassifiser dem i følgende kategorier:

• Oppgaver du må gjøre selv.
• Oppgaver du bør gjøre selv, men som kan delegeres hvis nødvendig.
• Oppgaver du kan gjøre selv, men som du bør delegere.
• Oppgaver du må delegere.

Oppgaver som kan være lurt å delegere:

• Oppgaver som kan utføres bedre av en kollega: Det kan være fordi den underordnede har mer kunnskap og ferdigheter på området, sitter nærmere problemet, eller fordi lederen rett og slett ikke har tid til å utføre oppgaven skikkelig.
• Oppgaver som er relevante for kollegaens utvikling og karriere: Spesielle prosjekter som krever at kollegaen må strekke seg for å få til en utfordrende oppgave, og selv må ta initiativer og løse problemer som oppstår underveis.
• «Passe vanskelige» oppgaver: Oppgaver som er utfordrende for kollegaen, men ikke så vanskelige at vedkommende sannsynligvis mislykkes.
• Både morsomme og kjedelige oppgaver: Noen ledere beholder alle de spennende arbeidsoppgavene selv og delegerer bare bort de kjedelige oppgavene. Andre lider av et martyrkompleks og utfører selv alle de kjedelige oppgavene. Kunsten er å finne en god balanse.
• Oppgaver som ikke er sentrale for lederrollen: Oppgaver som er symbolsk viktige eller som er sentrale for lederrollen bør ikke delegeres. En del ledere tar medarbeidere med på innledende diskusjoner av neste års planer og strategier, men fatter den endelige beslutningen om strategiene selv eller i samarbeid med ledere på et høyere nivå.

Tips for å delegere

• Spesifiser ansvarsområdet og de ønskede resultatene klart og tydelig.
• Sørg for at medarbeideren har myndighet som skal til for å utføre oppgaven, og spesifiser hvor grensene går for hva vedkommende kan foreta seg på egenhånd.
• Spesifiser hvordan oppfølging og rapportering skal foregå.
• Forsikre deg om at medarbeideren aksepterer sitt nye ansvarsområde.
• Informer andre som berøres, om hvem som nå har myndighet til å utføre de oppgavene du selv har hatt tidligere.
• Følg opp utviklingen i arbeidet.
• Sørg for at medarbeideren mottar eller har tilgang til den informasjon som er nødvendig for å ivareta det nye ansvarsområdet.
• Gi støtte og hjelp, men unngå «reversert delegering».
• Sørg for at feil blir gjort til en læringsmulighet.