Lær hvordan du høres snillere ut på e-post

Du har sikkert opplevd å motta en mail hvor du får følelsen av at den som sendte e-posten er sint eller misfornøyd, uten at du vet helt hvorfor. Kanskje det stemmer at mottakeren er sint eller misfornøyd, eller kanskje det rett og slett er din tolkning av teksten? For hva er det ved e-post som gjør oss så sosialt udugelige, undrer forfatteren Jocelyn K. Glei.

Misforstår på e-post

Hun mener problemet er mangel på sosiale signaler. Når vi kommuniserer med en person ansikt til ansikt, eller via telefon, plukker vi opp ting som ansiktsuttrykk, fysiske bevegelser og tonefall i stemmen. Basert på dette, fanger vi opp signaler om hvordan vi skal tolke det som blir kommunisert. Er avsenderen fornøyd eller misfornøyd?

En undersøkelse utført av Business knowhow viser at ordene du sier kun utgjør syv prosent av meldingen du formidler til en mottaker. Mens de resterende 93 prosent er ikke-verbal-kommunikasjon. 55 prosent er basert på hva folk ser, og 38 prosent tolkes gjennom toneleie i det som sies. Når vi kommuniserer via e-post, er det derimot nesten umulig å tolke de sosiale signalene. Dette resulterer i det psykologen Daniel Goleman kaller en negativ skjevhet mot e-post, skriver forfatteren i et innlegg på Harvard Business Review.

Han forklarer det med at hvis avsenderen sender en mail han eller hun føler er positiv, opplever mottakeren den ofte som nøytral. Hvis avsenderen sender en mail som han eller hun opplever som nøytral, så kan den fort oppleves som negativ hos mottakeren. Psykologen mener altså at e-postene du sender blir opplevd noen hakk mindre positive enn du som avsender opplever den. Derfor kan det lønne seg å tenke seg om en ekstra gang før man formulerer mailen.

Tilbakemeldinger på mail

Her er Jocelyn K. Gleis tips til hvordan du bør kommunisere negative tilbakemeldinger på e-post:

1. Start med takknemlighet

Ingen liker å bli dynket av negativitet i mailboksen. Mange studier har vist at ordet «takk» er det beste hjelpemiddel for å motivere de ansatte på arbeidsplassen. Prøv derfor å starte eposten med en «snill» tone, og fremhev noe positivt ved mottakeren. Det kan være så enkelt som å starte med å si «takk for rask tilbakemelding» eller «dette gir et godt utgangspunkt for vår diskusjon».

2. Gi konkrete tilbakemeldinger

Hold deg unna kritiske uttalelser om hvordan arbeidet kan endres til det bedre. Fokuser heller på konstruktive og tydelige tilbakemeldinger, som oppleves som nyttig i stedet for ren kritikk. For eksempel kan du skrive «Denne presentasjonen er på riktig vei. Får du den ned til ti sider, vil den bli veldig god», i stedet for «Denne presentasjonen er altfor lang».

3. Legg vekt på fremdrift

Hjernen liker å få en følelse av at ting skal ferdigstilles, og folk er som regel mer motivert når man ser at slutten nærmer seg. For å gi følelsen av at man er på riktig vei mot mål, kan det være fint å viset at resultatet av forespørselen vil være et riktig steg på veien for å nå målet. Altså, spørre på en måte som gjør at mottakeren forstår at; «Hvis vi gjør dette, vil vi ha fremgang i prosjektet».

4. Unngå imperativene!

Det kan være lurt å spare imperativene – ordene som oppleves som en befaling. Folk flest liker å føle at de har handlefrihet, så det kan slå feil ut om de opplever at de blir beordret til å gjøre noe. Prøv derfor heller å stille spørsmål i det du ønsker at de skal endre; «Kunne du kanskje ha forsøkt dette?». Så får mottakeren et inntrykk av at de kan ta avgjørelsen, men med råd fra deg.