Slik blir du mer fleksibel

Det er viktig at du som leder har en viss fleksibilitet, ikke bare av hensyn til det økende behovet for smidighet i arbeidslivet, men også av hensyn til medarbeiderne. De kan trenge deg for å komme videre i arbeidet, uten at det er planlagt tid til det.

Undersøkelser har vist at dårlig kommunikasjon og misforståelser ofte er bakgrunnen for ineffektiv tid på jobben. Å bli tydeligere bør derfor være et mål for mange, som kan gi rask effekt. Det kan for eksempel gjøre behovet for langvarig, oppklarende e-postkommunikasjon mye mindre, og det vil forebygge en del feil. Dersom du mener alvor med å ønske deg en mer fleksibel hverdag bør du sette deg inn i hvordan du kan legge til rette for å jobbe mer agilt, eller smidig.

Veien til større fleksibilitet

På det praktiske planet er det en hel del ting du kan foreta deg for å rydde plass til større fleksibilitet som handler om kalenderen din, om å kjenne deg selv og din egen rytme, og ryddighet.

Kalenderen: Man kan bli motløs av å begynne uka med en stappfull kalender, og det sier seg selv at det vil kunne føre til mye overtid, lite fleksibilitet og dager uten tid til konsentrasjonskrevende arbeid. Gode tips er å takke ja bare til de møtene der du har en rolle å spille. Det er også viktig å dele kalendere din med kollegene, slik at de kan se når du faktisk har tid. For at det skal fungere godt for deg, må du også blokke ut tid i kalenderen til arbeid du trenger ro for å få gjort. Er du leder med personalansvar kan det være en idé å diskutere med medarbeiderne hvordan du kan være tilgjengelig for dem samtidig som de er bevisst på at de ikke skal «spise deg opp».

Tydelighet hjelper

Kjenn deg selv: Det et godt utgangspunkt å vite når du yter best. Når på dagen er du mest konsentrert og effektiv, og når er det lettest for deg å være kreativ? Så tar du hensyn til dette når du planlegger uka. Det er også viktig at du bevilger deg pauser og tid til refleksjon. Råkjør over tid er det ingen som tåler. Og dropp for all del multitasking. Ingen blir bedre av å drive med det. Vet du at du lett blir avledet av forstyrrelser, finn en måte å skjerme deg for det. Ikke les e-post mens du sitter dypt nede i annet arbeid, for eksempel. Husk også å være tydelig om dine behov for arbeidsro. Mange vil forstå deg godt, for de sliter med det samme. Og trenger du å bli usynlig for at ingen skal mase på deg, finn deg et stillerom, eller bevilg deg en dag med hjemmekontor. Fleksibilitet betyr ikke at du er tilgjengelig alltid.

Husk også å være tydelig om dine behov for arbeidsro. Mange vil forstå deg godt, for de sliter med det samme.

del

Ryddighet: Det gir en veldig god følelse å ha det ryddig der du jobber, også i mappene på PC-en. God struktur hjelper ikke bare deg, men alle på jobben som skal forholde seg til dokumentene. Logiske, selvforklarende strukturer forebygger mye irritasjon og tidstap. Ryddighet kan også handle om å oppføre deg slik du forventer at andre skal gjøre. Send bare e-posten til de som trenger den for å foreta seg noe, eller være orientert. Og husk at ryddigheten skal føre til større fleksibilitet, ikke rigiditet.

Kilder: chef.se, hegnar.no og abcnyheter.no