Ikke la travelheten styre deg

Travelhet kan handle om mye. Det kan dreie seg om arbeidsmengden, om planlegging, eller evnen til å delegere. Så kan det handle om opplevelsen og statusen av det å være travel. Partner og gründer i Fremm rådgivning, Einar Klomsten, er ekspert på området, og advarer mot konsekvensene av å la travelheten ta overhånd.

– Det er en slags skam knytta til det å ha god tid. Den refleksjonen der vil jeg du skal ta med deg inn i ditt eget lederskap og egen hverdag. Tenk gjerne gjennom og vær litt åpen for dette: Er det litt sånn at det er stas å ha det travelt? spør Klomsten retorisk.

Ytre og indre sirkel

Klomsten skiller psykologisk mellom en ytre og en indre sirkel. Den ytre sirkelen dreier seg om omstendighetene vi er i, og alt vi ikke kan styre eller gjøre noe med. Den indre sirkelen handler om deg selv og det du kan gjøre noe med; om hvordan du responderer på det som skjer rundt deg.

– Det går an å flytte ting mellom ytre og indre sirkel gjennom å tenke annerledes på problemet. Og det gjelder travelhet i aller høyeste grad.

Klomsten forteller om en opplevelse med en kursvert på et hotell som, til tross for åpenbar travelhet, tok seg tid til å gi en ekstra god opplevelse. Han tok en omvei for å bære en kopp kaffe opp til en gjest.

– Det tok 47 sekunder. Ikke mye tid, men hadde en stor effekt. Hvorfor er det relevant? Fordi kursverten valgte å trekke travelheten inn i seg selv. Han lot ikke gjesten merke hans indre kaos eller tidspress. Han tok ansvar for hvordan han fremstår, og for kvaliteten på relasjonen.

Klomsten fortsetter;

– Det finnes altså to måter å være travel på. Den synlige, og den usynlige. Den ene er den du velger å vise andre, og den andre er den du velger å holde inni deg selv for å ikke påvirke andre.

Accordion

• Travelhet kan være:

  • Et uttrykk for mangel på prioritering
  • En identitet og et statusuttrykk ("Jeg er viktig, derfor har jeg det travelt")
  • En følelse av å være styrt utenfra, snarere enn å styre selv

Synlig travel

Det er en forskjell på opplevd travelhet og faktisk travelhet, ifølge Klomsten. Han lener seg på forskning fra NTNU på området, foretatt av professor i organisasjon og ledelse, Frode Heldal. Uavhengig om man bare føler seg travel eller faktisk er det, så handler dette om hvordan man påvirker omgivelsene sine, og hva det kan føre til.

– Hvis du fremstår som travel, så vil du ende opp med å støte folk ifra deg. Som leder vil du gå glipp av det å få snakket med kollegaene dine, bygge tillit og dyrke samspillet mellom dere.

Heldals forskning viser at de sekundene du tar deg tid til, på vei gjennom lokalene på arbeidsplassen, har mye å si med tanke på kvaliteten i relasjonene til dine kollegaer.

På team-nivå viser forskningen at team som oppfatter seg selv som travle, har en tendens til å bli opphengt i detaljer, bli ensporede og endimensjonale.

– Det røde flagget bør heises når vi identifiserer oss med vår egen travelhet. Ledere som sier “jeg har det travelt” eller team som sier “vi har det travelt”, vil få færre ting gjort, og vi blir endimensjonalt opptatt av oppgaver og tid.

Dimensjonene man kan gå glipp av, ifølge Klomsten, er blant annet relasjoner, omsorg, kreativitet og konstruktiv motstand. Alle disse viktige dimensjonene kan bli feid under teppet fordi det tar for mye tid.

– Dette kan bli en trykkoker som til slutt eksploderer. Den siste dimensjonen du går glipp av, er lojalitet og forpliktelse. Det er den virkelig farlige dimensjonen å gå glipp av i teamarbeid.

Accordion

• Hva skjer når vi lar travelheten styre?

  • Vi mister tilstedeværelse, og dermed også samspillskraft og tillit
  • Vi delegerer mindre fordi det føles lettere å “bare gjøre det selv”
  • Vi tar flere snarveier, som kan gå på bekostning av kvalitet og HMS
  • Vi bytter fokus for ofte – noe som gjør oss mindre produktive

Når man tar kontroll over travelheten, oppnår man to viktige gevinster blant sine medarbeidere, ifølge Klomsten: økt produktivitet og større trygghet. Produktiviteten øker fordi vi jobber mer effektivt og klarer å koble av når vi tar pauser. Tryggheten styrkes fordi det skapes rom for å si ifra, ta opp utfordringer og løse konflikter før de utvikler seg.

– Travelhet blir ofte feilaktig brukt som et ideal i arbeidslivet. Å framstå som travel gjør ikke deg eller andre mer effektive – tvert imot kan det hemme kreativitet, relasjoner og åpenhet, spesielt i team og ledergrupper.

Et sentralt poeng er at pauser er en viktig del av produktiviteten. Eksempler fra forskning viser hvordan grupper får mer energi og bedre samarbeid i pausene enn i selve møtene.

– Pauser gir rom for refleksjon og kreativitet, og bør anses som en integrert del av arbeidet – ikke et avbrekk fra det.

Klomsten understreker at det å endre vaner krever innsats og bevissthet i rundt 60 dager før det sitter.

Accordion

• Hva kan du oppnå ved å ikke la travelheten styre deg?

  • Bedre samspill og mer robuste relasjoner
  • Mer tillit – både oppover og nedover i organisasjonen
  • Økt effektivitet, fordi du jobber smartere – ikke bare mer
  • Høyere prestasjonsevne over tid – fordi du faktisk tar deg tid til å hente deg inn

Verktøy for å få kontroll på travelheten:

1. Indre og ytre sirkel
Dette er et refleksjonsverktøy der du plasserer årsaken til travelhet, og hva du kan gjøre med det. Målet er å endre din egen oppfatning av hvordan du håndterer travelheten.
Fokusér på det du faktisk kan påvirke (indre sirkel). Ved å gjøre det, kan du oppnå positive endringer og utvide din påvirkningskraft. Hvis du derimot bruker energi på ting du ikke kan endre (ytre sirkel), vil du føle deg tappet for energi, og andre kan oppfatte deg som negativ.

– Spør deg selv om travelheten er en del av identiteten din eller knyttet til din egen status
– Prat om travelhet åpent i gruppen
– Spør dine kolleger: “Hvordan oppfatter du eller dere meg?”
– Vær forberedt på å ta det som kommer

2. Bevisstgjøring og kartlegging
Denne bevisstgjøringsøvelsen er et viktig verktøy for motivasjonen din, og for å identifisere hvor problemet ligger.

Still deg selv disse spørsmålene:
– Hvordan disponerer du tiden din i dag?
– Hvordan ønsker du å disponere tida?
– Hva vil du oppnå om du disponerer tiden din annerledes?

3. Eisenhower-matrisen
Eisenhower-matrisen, også kjent som «Prioriteringskrysset», er et verktøy for å strukturere og prioritere oppgaver etter hvor viktige og hvor hastende de er.

Matrisen består av fire kvadranter:
– Viktig og haster – må gjøres umiddelbart
– Viktig, men haster ikke – bør planlegges
– Haster, men ikke viktig – bør håndteres raskt, men uten å bruke for mye tid
– Verken viktig eller haster – kan ofte droppes eller begrenses

Ved å sortere oppgaver inn i denne matrisen får man bedre oversikt over hvordan tiden brukes, og man kan justere prioriteringene for å jobbe mer effektivt. Poenget er også at man kan justere og eksperimentere med plasseringen av oppgaver for å finne bedre balanse og arbeidsflyt.