Kultur for samarbeid i en digital tidsalder

Høsten 2023 kom Donatella De Paoli med boka «Tilstedeværende ledelse». Denne handler om å lede medarbeidere i en arbeidshverdag preget av digital kommunikasjon og hybride kontorløsninger. De Paoli er forsker og førsteamanuensis ved Institutt for Ledelse og organisasjon ved Handelshøyskolen BI.

– Jeg begynte å skrive boka før pandemien. Da var det hovedsakelig store internasjonale selskaper eller organisasjoner med lokalkontorer i distriktene digitalt samarbeid var relevant for. Etter pandemien fikk vi plutselig den såkalte «nye normalen» som jeg mener er et villedende begrep, fordi ingenting er normalt når det gjelder hvordan vi organiserer samarbeid lenger. Den situasjonen vi befinner oss i nå er preget av eksperimentering. Det eneste vi vet med sikkerhet er at hybride samarbeidsformer har kommet for å bli, sier hun.

Det er en dyd av nødvendighet at ledere tar dette innover seg, mener De Paoli.

– Selv om mange ledere ønsker seg medarbeidere som alltid er fysisk tilstede er ikke dette nødvendigvis hensiktsmessig, og det kan by på utfordringer. Hvis du tvinger ansatte til å møte fysisk på arbeidsplassen hver dag, risikerer du å miste dine beste medarbeidere fordi de har fått smaken på en mer fleksibel hverdag. Mange setter pris på å slippe reisevei, og opplever at de er mer effektive og konsentrerer seg bedre hjemme. De har rett og slett fått en bedre hverdag med en hybrid arbeidsløsning, sier hun.

Fragmentert oppmerksomhet

Selv i USA, hvor ledere og eiere tradisjonelt har hatt større autoritet enn i Norge, er hybride samarbeidsformer kommet for å bli.

– Det er viktig å huske at vi har en hundre år lang tradisjon for at arbeid skjer på kontoret. Mange steder var hverdagen preget av uformelle mekanismer, hvor det for eksempel ble sett ned på å gå hjem før sjefen. Dette har endret seg radikalt. I dag er ikke lenger kontoret det eneste stedet for kommunikasjon og produktivt arbeid, påpeker De Paoli.

Det innebærer at ansvaret for effektivt arbeid er flyttet fra ledere og over på de ansatte.

– De må selv strukturere arbeidshverdagen på hjemmekontoret, og kan ikke lene seg på lederne i samme grad som før. Da fungerer ikke lenger tradisjonelle former for ledelse. Det er nødvendig med nye former for ledelsestilnærminger, sier hun.

Gjennom sin forskning har Donatella De Paoli funnet ut at det største problemet i dagens arbeidsliv er distraksjoner. Tilsvarende resultater ble publisert i en studie publisert i tidsskriftet Harvard Business Review i 2022. Forskere fulgte 20 team i tre Fortune 500-selskaper for å undersøke effektiviteten. Konklusjonen var at ansatte bytter mellom ulike app-er 1200 ganger per dag!

– Enten vi jobber på hjemmekontor eller sitter i åpent kontorlandskap på arbeidsplassen driver vi hele tiden med parallelljobbing. Vi er konstant til stede på flere plattformer. Vi sitter i digitale møter samtidig som vi svarer på mail og leser meldinger på mobilen, sier hun.

Østlig filosofi

De Paolis løsning på utfordringene i et moderne arbeidsliv er nettopp tilstedeværende ledelse.

– Det er inspirert av nyere ledelsesteori og handler om å være til stede i både hode og kropp når du utfører arbeidsoppgaver eller kommuniserer og samarbeider med andre mennesker, forklarer hun.

De Paoli trekker inn mindfullness som en metode for å oppnå økt tilstedeværelse og konsentrasjon.

– Jeg mener ikke at alle må begynne å meditere, alle må finne sin måte å gjøre det på, men jeg vil påstå at å la seg inspirere av østlig filosofi er en måte å tilstrebe balanse, harmoni og fokus på, sier hun.

DePaoli mener også at det er mye inspirasjon å hente fra kunstbasert ledelse. I boka «Tilstedeværende ledelse» omtaler hun teatret som en av de siste skansene mot digitalisering, distraksjon og distanse. De Paoli samarbeider med tidligere teatersjef Tom Remlov, som er ansatt på BI i en adjunct Prof in Residence-stilling og bidrar sterkt inn i hennes lederprogram.

– Teatret skal skape levende forestillinger som treffer publikum, alle som er involvert må være tilstedeværende. Derfor gis det sanksjoner hvis telefonen ringer under en prøve, for eksempel at vedkommende må kjøpe en flaske vin til kollegene, forteller hun.

Flere arbeidsplasser kan med fordel la seg inspirere av kunstbasert ledelse, mener hun.

– Mange steder hersker det anarki og kaos fordi det ikke fungerer å være til stede på så mange ulike plattformer samtidig. Det fører til stress, og derfor kommer vi til å se en kraftig økning i utbrenthet fremover, spår hun.

Vi trenger å øve på konsentrasjon, fokus og det å være til stede både fysisk og i det digitale rommet.

Donatella De Paoli

del

Sterk autonomi

Utfordringene knyttet til fragmentert oppmerksomhet er spesielt store i Norge, hevder DePaoli.

– Her har vi god råd, og veldig mange skaffer seg de siste versjonene av teknologiske verktøy hele tiden. I tillegg har vi et lite hierarkisk arbeidsliv preget av sterk autonomi hvor arbeidstakerne selv bestemmer om de vil delta fysisk eller digitalt på møter. Har du sykt barn eller får en håndverker på besøk kan du selv avgjøre at du vil jobbe hjemmefra, sier hun.

Mange ledere opplever at det er utfordrende å støtte og motivere sine ansatte de ser stadig sjeldnere. Det er den store pågangen av søkere til Donatella De Paolis lederprogram «Tilstedeværende Ledelse» på BI en bekreftelse på.

– Kurset er helt fulltegnet, med ledere fra alle slags bransjer fra finans, varehandel og det brede næringslivet til barnehager, skole, helsevesenet, forskning, etterretning og humanitære organisasjoner.

Jeg har aldri hatt så stor spredning før. Det tyder på at dette med tilstedeværende ledelse er relevant for de fleste bransjer, forteller hun.

Som en del av prosjektoppgaven intervjuer kursdeltakerne sine ansatte og spør blant annet hva som er god ledelse for dem.

– De aller fleste svarer at det er en tilstedeværende leder som gir tilbakemeldinger og er tilgjengelig når det oppstår flaskehalser eller kriser, digitalt eller fysisk. Derfor mener jeg at vi like godt kan begrave begreper som «fjernledelse» og «distansert ledelse» med det samme, sier hun.

Det vi trenger i dag er ledere som er nærværende og til stede for ansatte.

Menneskelige relasjoner

Det moderne arbeidslivet stiller større krav til ledere. De må være åpne for nye måter å lede på, og som bruker teknologien effektivt.

– Derfor er det grunn til å foreta en evaluering av hvem som bør være ledere i dag. Det passer ikke for alle, og det er viktig å erkjenne at man trenger kompetanse, sier De Paoli.

Den største erkjennelsen er å innse at selv om de fleste vet hvordan de kan delta i digitale møter, så er vi langt fra utlært.

– Det trenger ikke være så komplisert. Det er viktig å være bevisst på å rydde bort alle teknologiske verktøy og ikke bli sittende bak hver sin pc-skjerm på det ene fysiske møtet man har i uka. Vi trenger å øve på konsentrasjon, fokus og det å være til stede både fysisk og i det digitale rommet, påpeker hun.

Digitalt samarbeid kan også by på utfordringer som misforståelser, mangel på ikke-verbal kommunikasjon og signaler, som det er lederens ansvar å rydde opp i.

Uavhengig av teknologiske fremskritt og hybride arbeidsplasser handler ledelse i bunn og grunn om det samme som det alltid har gjort:

– Kjernen i ledelse er menneskelige relasjoner. Ledere må sørge for å bli kjent med sine ansatte. Holde tett kontakt med dem, selv om de jobber fra hjemmekontor. Og de må være til stede med hele seg i kommunikasjonen, poengterer Donatella De Paoli.

Medlemsfordeler

Som medlem i Lederne får du trygghet i arbeidshverdagen, faglig utvikling og et stort nettverk. I tillegg får du lav boligrente, gode forsikringstilbud og andre rabatter.
Se alle dine medlemsfordeler