Omorganisering og nedbemanning

Som følge av koronasituasjonen har mange arbeidstakere blitt permittert. Slik situasjonen og arbeidsmarkedet har utviklet seg, vil det imidlertid kunne bli behov for omorganiseringer og varige nedbemanninger i flere bransjer og virksomheter. Når det gjøres endringer på en arbeidsplass som får betydning for de ansatte, stilles det en rekke krav til arbeidsgiver for å sikre en ordentlig prosess.

Tekst
Frøydis Vandvik Løvdal
Foto
Adobe Stock
Sist oppdatert
Saklig grunn

Det gjelder et alminnelig krav til saklighet i arbeidsretten, og arbeidsmiljøloven har en sentral bestemmelse i § 15-7 som sier at oppsigelser skal være saklig begrunnet. Saklighetskravet får stor betydning på alle stadier i en omorganiseringsprosess.

En arbeidsgiver kan altså gå til oppsigelse når det foreligger saklig grunn. Bakgrunnen for at arbeidsgiver vurderer nedbemanning er ofte knyttet til virksomhetens sviktende økonomi, og behov for reduksjon av kostnader og mer effektiv drift. Det kan også være ønske om å skille ut eller legge ned en del av virksomheten for å satse mer spesifikt på noen kjerneområder, eller som følge av endring av konkurransesituasjon eller markedsfokus.

En omorganisering kan medføre at ansatte blir pålagt så store endringer i arbeidsforholdet at de i realiteten blir oppsagt fra sin stilling og får tilbud om en ny. Slike endringsoppsigelser må også kunne begrunnes saklig. Dersom endringen ikke aksepteres frivillig, vil de samme reglene som for ordinære oppsigelser gjelde.

I avveiningen av hvilke tiltak som er nødvendige, bør bedriften først vurdere om det er mulig å gjennomføre de nødvendige innsparinger på annen måte enn ved oppsigelser. Lovens saklighetskrav forutsetter at alternative tiltak har vært vurdert grundig. Slike tiltak vil kunne være avvikling av avtaler om innleie, oppsigelse av konsulentavtaler, oppdragsavtaler mv.

Nedbemanning kan være saklig selv om virksomheten går med overskudd. Formålet med nedbemanningen må uansett kunne dokumenteres. Virksomheten bør kunne vise til at de har kartlagt og definert et målbilde, og vurdert hvor mange ansatte som er nødvendig for å oppfylle disse målene.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

  • Bakgrunnen for omorganisering og en eventuell reduksjon av bemanningen må være saklig begrunnet.
  • Utvelgelsen av hvem som skal sies opp eller flyttes på må være saklig begrunnet (herunder valg av utvelgelseskrets og -kriterier)
  • Dette må drøftes med de tillitsvalgte eller representanter for de ansatte.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Annet passende arbeid?

En oppsigelse i forbindelse med en nedbemanning vil ikke være saklig begrunnet dersom arbeidsgiver har annet «passende arbeid» å tilby arbeidstakeren. Det følger av arbeidsmiljøloven § 15-7 at arbeid i hele virksomheten skal vurderes.

Interesseavveining

I kravet til saklig grunn ligger det også at arbeidsgiver må foreta en interesseavveining. Bedriftens behov må veies mot de ulemper en oppsigelse vil påføre den enkelte arbeidstaker. Dette er også presisert i arbeidsmiljøloven § 15-7 (2). Forhold som vektlegges i favør av arbeidstakeren i vurderingen kan for eksempel være forsørgeransvar, sykdom, høy alder, økonomiske forhold m.m.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

  • Dersom det finnes annet passende arbeid i virksomheten som arbeidstaker har kompetanse til å utføre, vil ikke en oppsigelse være saklig.
  • Saklighetskravet innebærer også at det skal foretas en interesseavveining mellom partenes behov og ulemper ved en oppsigelse.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Permittering eller nedbemanning?

Permittering kan benyttes når virksomheten ikke kan sysselsette arbeidstakerne på en økonomisk forsvarlig måte, og situasjonen kun er midlertidig. Arbeidstaker er pålagt arbeidsfritak og arbeidsgiver er samtidig fritatt for sin lønnsplikt. Arbeidsavtalen fortsetter å løpe under permitteringen, og intensjonen er at arbeidstakerne skal gjeninntas i arbeid.

Det stilles krav om saklig grunn både for permittering og oppsigelser, og det oppstår ofte spørsmål om hvilke tiltak en virksomhet bør benytte. Det må kartlegges hvilket behov virksomheten har for arbeidskraft på lang sikt. Ser situasjonen ut til å bli varig, eller er det snakk om et midlertidig bortfall av arbeidsoppgaver?

En oppsigelse vil ikke være saklig begrunnet om behovet for redusert arbeidskraft kun er midlertidig. Da er permittering et mulig tiltak. På den annen side vil det i utgangspunktet ikke være grunnlag for permittering dersom det ikke er snakk om bortfall av arbeidsoppgaver, men kun sviktende økonomi hos virksomheten. I denne situasjonen er det omorganisering og nedbemanning som må vurderes.

Ved vurderingen av dette, må det også gjøres en kartlegging av virksomhetens behov på lang sikt:

  • Oppsigelser kan fremstå mest lønnsomt på kort sikt, men det er viktig å tenke langsiktig.
  • Oppsigelser kan føre til tap av viktig kompetanse som kan forverre bedriftens situasjon på lang sikt.

Når virksomheten har permittert ansatte, må de foreta løpende vurderinger av hvorvidt utfordringene som medfører arbeidsbortfall fremdeles kan anses å være midlertidige. De tillitsvalgte skal involveres i disse drøftingene.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Når må bedriften gå fra permittering til nedbemanning? – Midlertidig eller varig redusert behov for arbeidskraft?

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Fremgangsmåten

Det er ikke noe regelverk som beskriver hvordan en omorganiserings-/nedbemanningsprosess skal gjennomføres fra A til Å. For å tilfredsstille prinsippene i lov- og avtaleverk, bør virksomheten følge en fremgangsmåte som kan se slik ut:

Saksbehandling

Ved omorganisering og nedbemanning er en tilfredsstillende saksbehandling svært viktig og også pålagt gjennom lov og tariffavtale for å sikre et godt beslutningsgrunnlag. Domstolene er strenge i forhold til dette, og dersom saksbehandlingen ikke anses forsvarlig, finnes det eksempler på at oppsigelser har blitt kjent ugyldig selv om de for øvrig kan saklig begrunnes.

Drøftinger

Drøfting med de tillitsvalgte: I virksomheter som planlegger omorganisering/nedbemanning, skal dette på forhånd drøftes med de tillitsvalgte. Dette er såkalte kollektive drøftinger og fremgår av både arbeidsmiljøloven og tariffavtaler.

Drøftinger med den enkelte: Det fremgår av arbeidsmiljøloven § 15-1 at arbeidsgiver, før det tas en beslutning om å si opp en ansatt, skal drøfte dette med den enkelte ansatte. Ved innkalling til drøftelsesmøtet skal arbeidstaker få opplyst om retten til å ha med en tillitsvalgt.

Drøftinger med tillitsvalgte

Hvis virksomheten har tariffavtale, er ledelsen etter Hovedavtalen forpliktet til å drøfte mulige omstillinger og nedbemanninger med de tillitsvalgte. Det skal gjøres så tidlig som mulig i prosessen. Informasjon må gis slik at det er mulig for de tillitsvalgte å sette seg godt nok inn i saken før drøftingene, og slik at de får en reell påvirkningsmulighet.

Dersom virksomheten ikke har tariffavtale, men det er minst 50 ansatte i bedriften, har ledelsen en plikt til å informere og drøfte i henhold til arbeidsmiljøloven kapittel 8.

Uavhengig av om virksomheten er tariffbundet eller størrelsen på den, anbefales det at de samme reglene følges. Dette vil i større grad sikre en forsvarlig prosess og ivaretakelse av de ansatte sine interesser. De ansattes representanter vil ofte ha et annet perspektiv enn ledelsen, og kan ha innspill og forslag til alternative løsninger som ledelsen ikke har tenkt på. Verneombud og et eventuelt arbeidsmiljøutvalg (AMU) i virksomheten skal også ha en aktiv rolle i en slik prosess.

I tillegg til behovet for og omfanget av en nedbemanning, samt bakgrunnen for ledelsens foreløpige vurderinger, skal utvelgelseskrets og -kriterier drøftes. Det er likevel ikke noe krav om enighet mellom arbeidsgiver og de tillitsvalgte. Dersom det ikke oppnås enighet, vil arbeidsgiver i kraft av sin styringsrett ta de endelige beslutningene.

Arbeidsgiver har det endelige ansvaret for at utvelgelsen oppfyller kravet til en saklig oppsigelse. De tillitsvalgte bør derfor være varsom med å signere på arbeidsgivers beslutning om krets og kriterier, og de bør aldri godkjenne en overtallighetsliste med navn.

Fra disse drøftingene bør det skrives protokoller, slik at enighet, uenighet og øvrige anførsler blir dokumentert.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

De tillitsvalgte skal gis en reell mulighet til å påvirke prosessen, ved å drøfte:
  • Behovet for og omfanget av en nedbemanning
  • Mulige alternativer for å unngå eller redusere behovet for nedbemanning
  • Utvelgelse av eventuelle overtallige (krets og kriterier, samt fremdrift)

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Utvelgelseskrets

Nedbemanningsprosesser kan ha svært varierende omfang. Noen ganger skal arbeidsstokken reduseres med et fåtall arbeidstakere, mens i andre tilfeller er det aktuelt med nedbemanning av store deler av organisasjonen.

Når ikke alle sies opp, må kretsen for utvelgelse av overtallige defineres. Det finnes ingen konkret lovregulering om dette, men kravet til saklighet gjelder som nevnt også her. Det naturlige utgangspunkt og hovedregelen som er presisert i rettspraksis er at hele virksomheten (den juridiske enheten) skal anses som utvelgelseskrets.

Arbeidsgiver kan ha et ønske om, og argumentere for at det er saklig grunn til, å begrense utvelgelseskretsen, eksempelvis på grunn av:

  • Virksomhetens størrelse og struktur
  • Geografi
  • Prekær økonomisk situasjon
  • Behov for å beholde nødvendig kompetanse/spesialiserte funksjoner for å sikre forsvarlig drift
  • Virksomhetens praksis ved tidligere nedbemanninger
  • Enighet om avgrensning med de tillitsvalgte

Dette gjelder imidlertid kun i unntakstilfeller, og Høyesterett har uttalt at det må være snakk om «tungtveiende hensyn som kan tale for å unngå at hele bedriften trekkes inn.»

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

  • Utvelgelseskretsen må være saklig
  • Hovedregelen er at hele virksomheten er utvelgelseskrets = juridisk enhet (selskapet)
Retten til passende arbeid og fortrinnsrett er for øvrig lovbestemte rettigheter, og disse gjelder uansett i hele virksomheten.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Utvelgelseskriterier

Med utvelgelseskriterier menes hvilke forhold som skal vektlegges ved valget av hvem som skal sies opp. Disse kriteriene skal drøftes med de tillitsvalgte.

Det er viktig at vurderingen baserer seg på saklige og mest mulig objektive kriterier og ikke subjektive eller skjønnsmessige.

Eksempler på de vanligste kriteriene er:
  • Ansiennitet (antall år med sammenhengende ansettelse i virksomheten)
  • Kompetanse (formell kompetanse og realkompetanse/erfaring)
  • Sosiale forhold som f.eks. alder, forsørgelsesbyrde, helse, økonomi osv. – skal være en del av vurderingen (ref. interesseavveiningen)

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

  • Utvelgelseskriteriene må være saklige
  • Kriteriene bør være mest mulig objektive og målbare

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Individuelt drøftelsesmøte – «15-1-møte»

Forut for oppsigelse, må arbeidsgiver «så langt det er praktisk mulig» avholde individuelle drøftelsesmøter med de ansatte som står i fare for å bli sagt opp.

Formålet med drøftelsesmøtet er først og fremst å drøfte grunnlaget for en eventuell oppsigelse, og å bidra til at en beslutning om oppsigelse er truffet på et veloverveid, fullstendig og riktig faktisk grunnlag.

Arbeidsgiver skal forklare bakgrunnen for prosessen, hvilken utvelgelseskrets og hvilke utvelgelseskriterier de har basert seg på, samt redegjøre for eventuelle kollektive drøftinger som har blitt gjennomført med tillitsvalgte eller andre representanter for de ansatte. Hvordan arbeidstaker så langt er vurdert opp mot andre ansatte skal også informeres og drøftes.

Det vil også være naturlig å drøfte om arbeidsgiver har annet passende arbeid å tilby og om arbeidstaker ønsker den eventuelle ledige stillingen som arbeidsgiver har å tilby.

Det er helt sentralt at arbeidstaker gis anledning til å komme med sine synspunkter på det faktum og de vurderinger arbeidsgiver baserer sine foreløpige vurderinger på. Arbeidstakeren bør også oppfordres til å fortelle om særlige forhold som gjør at en oppsigelse vil kunne ramme unormalt hardt, eksempelvis forsørgelsesbyrde, sykdom eller lignende.

I innkallingen til drøftelsesmøtet bør det opplyses om retten til å ha med tillitsvalgte eller en annen rådgiver, dersom arbeidstaker ønsker dette.

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Sentrale suksessfaktorer for en vellykket nedbemanningsprosess:

  • Forsvarlig saksbehandling – sikre en åpen og ryddig prosess
  • Rimelig resultat – saklig begrunnet?
  • Oppsigelse – formkrav og frister

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Formkrav

Oppsigelse fra arbeidsgivers side skal være skriftlig, og leveres til arbeidstaker personlig eller sendes i rekommandert brev. Oppsigelsen trer i kraft når den er kommet fram til arbeidstaker.

Oppsigelsen skal gi en orientering om:

  • Adgangen til å kreve forhandlinger og reise søksmål.
  • Hvilke frister som gjelder for forhandlinger og søksmål.
  • Hvem et eventuelt søksmål skal rettes mot.
  • Retten til å fortsette i stillingen mens forhandlinger eller søksmål pågår.

Skyldes oppsigelsen nedbemanning eller andre forhold i virksomheten, skal det i tillegg opplyses om fortrinnsrett til ny ansettelse.

Arbeidsmiljøloven stiller ikke noe krav til at begrunnelsen for oppsigelsen fremgår av brevet, men arbeidstaker kan kreve å få en skriftlig orientering om årsaken til oppsigelsen.

Retten til å kreve forhandlinger

Dersom arbeidstaker er uenig i eller er usikker på grunnlaget for oppsigelsen, kan vedkommende kreve forhandlinger med arbeidsgiver. Kravet må framsettes skriftlig innen to uker. Fristen begynner å løpe når skriftlig oppsigelse har kommet fram til arbeidstakeren.

Arbeidsgiver skal sørge for at forhandlingsmøte blir holdt snarest mulig, og senest to uker etter at kravet er mottatt. Både arbeidstaker og arbeidsgiver har rett til å ha med rådgiver under forhandlingene, for eksempel advokat eller tillitsvalgt.

Forhandlingene skal sluttføres i løpet av to uker. Det skal settes opp en protokoll som underskrives av partene og deres rådgivere.

Oppsigelsestid

Oppsigelsestiden fremgår vanligvis av arbeidsavtalen, men kan være lengre avhengig av hvor lenge arbeidstakeren har vært ansatt og alder. Disse fristene gjelder så lenge det ikke er gjort skriftlig avtale om lengre oppsigelsesfrister eller lengre frister fremgår av tariffavtale:

 

Reglene om oppsigelsestid gjelder også for midlertidig ansatte når arbeidsforholdet avsluttes før avtalens utløp.

Normalt regnes oppsigelsestiden fra den første dagen i måneden etter at oppsigelsen har funnet sted. Dersom for eksempel arbeidstaker mottar oppsigelsen 15. august, løper oppsigelsestiden fra 1. september.

Er arbeidstakeren ansatt med en prøvetid gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 14 dager med mindre noe annet er skriftlig avtalt eller fastsatt i tariffavtale. I prøvetiden regnes oppsigelsestiden fra den datoen den er mottatt av den andre parten.

Søksmålsfrister

Dersom partene ikke kommer til enighet gjennom forhandlinger, kan arbeidstaker reise søksmål. Søksmål må reises innen åtte uker etter at forhandlingene er avsluttet. Hvis det ikke er holdt forhandlinger, regnes fristen fra oppsigelsen er mottatt.

Hvis oppsigelsen ikke har skjedd skriftlig, eller ikke oppfyller formkravene for øvrig, er det ingen søksmålsfrist. Blir søksmål i slike tilfeller reist innen fire måneder, skal oppsigelsen normalt kjennes ugyldig.

Hvis arbeidstaker bare krever erstatning, og ikke gjeninntakelse i jobben, er søksmålsfristen seks måneder fra oppsigelsen fant sted.

Retten til å stå i stilling

Så lenge forhandlinger eller søksmål pågår, kan arbeidstakeren vanligvis fortsette i stillingen, med mindre retten avgjør noe annet.

Fortrinnsrett

Arbeidstaker som er sagt opp på grunn av virksomhetens forhold, har fortrinnsrett til ny ansettelse i samme virksomhet dersom det gjelder en stilling arbeidstakeren er kvalifisert for.

Fortrinnsretten gjelder i ett år fra oppsigelsestidens utløp, og gjør seg gjeldende dersom bedriften har en ledig stilling som i utgangspunktet skal besettes utenfra.