– Plan Norge trengte en tydeligere strategi

Katharina Sandberg, HR-direktør i Plan.

Da Katharina Sandberg takket ja til jobben som HR-direktør i Plan International Norge, visste hun at det var enkelte kulturutfordringer som måtte løses.

– Hovedutfordringen var at Plan Norge hadde en strategi med for mange fokusområder som ikke definerte hva det norske kontoret var best på.

Hun mente løsningen ikke var å utvikle en egen HR-strategi, men heller se selskapets strategi, ledelse og kultur under ett. For å få til dette var medarbeiderskap sentralt, slik Sandberg så det.

– Det første steget var å få med meg ledergruppen og generalsekretæren på at vi skulle skrinlegge planene om en egen HR-strategi og den lange listen med gjøremål som fulgte med. Det var mye godt arbeid som var gjort og som vi ønsket å ta med oss videre, samtidig var det riktig å tenke nytt og få et mer helhetlig tiltak, utdyper Sandberg.

Felles forståelse

Da medarbeiderskap skulle innføres hos Plan Norge, samarbeidet organisasjonen med eksterne konsulenter. Teamwork, som er ledende innenfor medarbeiderskap i Norge, ble en viktig støttespiller i prosessen. De hjalp til med å forenkle ledelsesbegrepet og tydeliggjøre hva medarbeiderskap er. Teamworks verktøy ble også brukt for å bevisstgjøre hver enkelt medarbeider og for å gjennomføre prosessen på en god måte.

– Medarbeiderskap handler om hvordan vi løser arbeidsoppgaver, og hvordan vi støtter arbeidskollegaer og arbeidsgiver. For at vi skulle lykkes med medarbeiderskap var det viktig at alle hadde samme forståelse for hva det innebærer for hver enkelt og for kulturen i Plan, sier Sandberg.

Daglig leder i Teamwork, Runar Heggen, roser Plan Norge for å involvere hele organisasjonen fra start. Han mener for sen involvering av organisasjonen som helhet er en klassisk feil mange ledere begår.

– I stedet for kun å jobbe med ledergruppen, startet vi med en samling med alle medarbeiderne der vi fokuserte på å få et felles begrepsapparat, og sikre at alle forstod hva det handlet om, forteller Heggen.

Medarbeiderskap er en videreføring av den skandinaviske ledelsesmodellen og egner seg godt i den norske arbeidskulturen.

Runar Heggen, Teamwork AS.

del

– Å få med seg alle er helt nødvendig for videre prosesser. I tillegg er det veldig riktig tenkt å ta i bruk medarbeiderskap som et ledelsesverktøy. Det er en videreføring av den skandinaviske ledelsesmodellen og egner seg godt i den norske arbeidskulturen, fortsetter han.

Les også: Gir større arbeidsglede og høyere effektivitet

Tilbakemeldingskultur og deling på tvers

Plan Norge har flere sterke fagmiljø og ansatte med spesialkompetanse. Medarbeiderne deler et stort engasjement for barns rettigheter, og har et særlig fokus på jenters rettigheter. Med mange faglige spesialister som brenner for faget og arbeidet sitt, blir det gjerne stort engasjement i diskusjoner.

I en kunnskapsbedrift som Plan Norge må vi være dyktige til å dele kunnskap, vi overlever ikke uten å dele kompetanse på tvers av fagmiljøer og avdelinger.

Katharina Sandberg, Plan International Norge.

del

– Det er bra med diskusjoner! Likevel ser vi at det er nødvendig å legge til rette for at alles synspunkter blir hørt. De forskjellige synspunktene og vinklingene i diskusjonene gjør oss bedre, sier Sandberg og fortsetter:

– I en kunnskapsbedrift som Plan Norge må vi være dyktige til å dele kunnskap, vi overlever ikke uten å dele kompetanse på tvers av fagmiljøer og avdelinger. Uansett om du er leder eller medarbeider må du ta ansvar utover din egen rolle. Alle må ta ansvar for helheten.

Den hellige trekanten

Det å gi og motta tilbakemeldinger er noe Plan Norge jobber konkret med. Sandberg forteller at det handler like mye om at ledere gir tilbakemelding til medarbeidere, som at medarbeidere gir tilbakemelding til ledere – eller til andre kollegaer.

Hun mener at innføringen av medarbeiderskap har bidratt til større åpenhet i organisasjonen, og at de ansatte på alle nivåer i organisasjonen har fått et tydeligere fokus på helheten fremfor kun seg og sitt.

For å få alle til å tenke medarbeiderskap i arbeidshverdagen bruker Plan Teamworks trekantmodell.

– Den er tydelig og illustrerer godt hva medarbeiderskap er. Målet er arbeidsglede, sier Sandberg, før hun fortsetter:

– I trekantmodellen er det tre viktige hjørner som danner det som kalles «trekanten for godt medarbeiderskap»:

• Profesjonell og nytenkende til egne arbeidsoppgaver.
• Imøtekommende og delende overfor arbeidskollegaer.
• Gi ledelsen ærlige tilbakemeldinger og stå bak endelige beslutninger.

Plan Norge bruker også modellen når de skal ansette nye medarbeidere – med stort hell.

– Ved å gjøre det får du nye ansatte til å forstå kulturen og hvordan man ønsker å jobbe raskt, forklarer Heggen, og legger til:

– Den reisen Plan har hatt de to siste årene, er noe av det flotteste jeg har sett.

Katharina Sandbergs beste råd for å lykkes med medarbeiderskap:

• Diskuter hva medarbeiderskap betyr for den enkeltes leder. Sikre at ledergruppen har en felles forståelse for endringer som skal gjennomføres.
• Vurder hvor åpne medarbeiderne og lederne er til å dele egne styrker og svakheter. Juster tempo.
• Sikre at ledergruppen forstår metodikken – og forplikter seg til å gjennomføre den.
• Ikke glem at kulturendringer tar tid.
• Vær åpen for endringer underveis – tenk alltid: vi kan forbedre oss!