Suksess på skjerm: Slik mestrer du digital formidling

Vibeke Holtskog er utdannet språklærer, og har spesialisert seg innen retorikk og presentasjonsteknikk. I 2021 ga hun ut boka «Digital formidling som funker» på Universitetsforlaget.

– Når du skal formidle et budskap gjennom en skjerm er du nødt til å tenke litt annerledes. Det kan være vanskelig nok å holde på deltakernes oppmerksomhet i fysiske møter og samlinger, men foran skjermen er det mange som multitasker. De følger med på nettaviser, sosiale medier og epost samtidig, derfor må du strekke deg lenger for å engasjere, sier hun.

Å bruke litt ekstra tid på forberedelser før en digital samling øker sjansen for et verdifullt resultat. 

– Godt planlagte rammer gjør at du oppleves som en tydeligere og mer presis formidler, fastslår Holtskog.

Det er slitsomt å sitte foran en skjerm lenge av gangen, og konsentrasjonen dabber raskt av

Vibeke Holtskog

del

Husk pauser

Vibeke Holtskog bruker gjerne verktøyet «I.DO.A.RR.T» utviklet av Kaospiloter når hun forbereder seg før et digitalt kurs eller møte. Akronymet står oversatt til norsk for:

•     Intensjon
•     Ønsket resultat
•     Agenda
•     Roller
•     Regler
•     Tidsbruk

– Lag gjerne en kortere variant av disse stikkordene. Jeg er veldig glad i MAST (Mål, Agenda, Spilleregler, Tidsbruk). Jeg definerer et tydelig mål for hva jeg ønsker at deltakerne skal sitte igjen med, og hvem innholdet er relevant for. Mange virksomheter preges av dårlig møtekultur – de sender ut møteinnkallinger i hytt og pine. Ofte kan det være tilstrekkelig for mange å kun lese referatet etterpå, sier hun.

Innkallingen til et digitalt møte eller samling bør derfor alltid inneholde en agenda.

– Du bør også ha med en tidsanvisning. Etter min erfaring er de to tingene folk irriterer seg aller med over med digitale møter dårlig forberedte møteledere og møter som går over tiden. Derfor må du sørge for å ha en tydelig regi og et realistisk tidsestimat, forklarer hun.

Holtskog starter alle sine kurs og møter med å fortelle om MAST.

– Da opplyser jeg også om når det blir pauser – det er utrolig viktig å legge inn gode pauser omtrent hvert 40. minutt – gjerne på et kvarter slik at folk får tid til å hente seg en kaffe eller gå på toalettet. Det er slitsomt å sitte foran en skjerm lenge av gangen, og konsentrasjonen dabber raskt av, sier hun.

Planlegg for interaksjon

Pandemien førte til at mange av oss tok et kvantesprang inn i en digital møtetidsalder. Selv om de fleste i dag er vant til at møter og samlinger like gjerne skjer digitalt som fysisk, har de færreste av oss fått noen opplæring i digital møtekultur.

– Mange møteledere kan bli mye flinkere til å delegere oppgaver, slik at én er ansvarlig for skjermen, en annen for lyden og en tredje for chatten. Hensikten med å møtes i sanntid er jo at vi ønsker innspill, involvering og aktivisering, og da må du la folk få komme til orde. 

Derfor er det viktig å planlegge for interaksjon og feedback, poengterer Holtskog.

En digital samling kan være mindre spontan enn en fysisk, for eksempel fordi det tar tid å stille spørsmål i chatten.

– Det kleineste som finnes er en møteleder som stiller et spørsmål og blir møtt av total stillhet. Da er det bedre å tenke gjennom hva slags type interaksjon du ønsker på forhånd, og planlegge for det, påpeker hun.

Les også: På hvilket nivå bør du som leder forstå digitalisering?

Kamera og mikrofon

«Du er mjuta» er et begrep de fleste av oss ble vant til under pandemien. Når bør egentlig kamera og mikrofon være av- eller påslått i digitale møter og samlinger?

– Personlig synes jeg det er slitsomt å ha kamera på hele tiden i større samlinger – da blir jeg opptatt av hvordan jeg selv ser ut, eller med å studere omgivelsene hos de andre deltakerne. I mindre møter med 4-5 deltakere skaper et påslått kamera mer nærhet, men i større sammenhenger blir det fort distraherende, sier Holtskog.

Deltakernes mikrofoner kan derimot gjerne være på når hun holder kurs.

– Kommunikasjon er mer enn språk, og bekreftende lyser som et «mm», en liten latter eller lignende virker oppmuntrende på møtelederen. Så lenge det ikke er forstyrrende bakgrunnsstøy er det bare positivt, sier hun.

Hybride møter har også blitt dagligdags, men har sine egne utfordringer du bør være oppmerksom på.

– Ofte blir de som deltar digitalt «hengende på veggen» – de blir glemt og ikke inkludert i det hele tatt. Derfor er det viktig å tenke digitalt først og sørge for at noen har ansvaret for å involvere de som er med via skjerm, og at de også har tilfredsstillende lyd og bilde, sier hun.

Les også: Triksene som løfter presentasjonen

Sjekkliste for digitale presentasjoner

• Vit hva slags presentasjon du skal holde: Er det et foredrag, webinar, workshop eller en presentasjon i et møte?
• Sett rammene: Tenk gjennom intensjon, ønsket resultat, agenda, roller, regler og tidsbruk.
• Finn det store bildet: Lag en oversiktlig struktur over det du skal formidle. Ikke gap over for mye.
• Finn pikslene: Skap variasjon, involvering, visualisering og aktivisering.
• Lag en kjøreplan: Bestem deg for hva du kan kutte ut om tiden blir knapp.
• Avklar forventinger: Fortell deltakerne hva som kreves av dem.
• Øv: Gjør deg godt kjent med det digitale verktøyet du skal bruke.
• Fjern distraksjoner: Lukk programmer du ikke skal bruke og sett telefonen i flymodus.
• Skap en god start: Fortell om målet for møtet, og opplys hvor lenge det varer.
• Vær bevisst på hvordan du fremstår: Ikke sitt med ryggen mot et vindu, og sørg for at PC-en er i øyehøyde. Se inn i kamera, og snakk rolig og tydelig.
• Engasjer deltakerne: Still spørsmål og invitert dem til å komme med innspill i chatten. Varier med bilder og modeller.
• Gi klare instruksjoner: Vær tydelig på hvordan aktiviteter skal gjennomføres og hvor deltakerne finner relevant informasjon.
• Oppsummer: Stopp opp underveis og vær tydelig på hvor i forløpet du er.
• Avslutt til avtalt tid: Ikke gå over tiden – folk slutter å lytte aktivt når tiden er ute.

Kilde: Boken «Digital formidling som funker» av Vibeke Holtskog. Mer informasjon om boken finner du her.