Lær deg ordene som reduserer sykefravær

Ulike mennesker har behov for ulik kommunikasjon, og ledere trenger å lære seg hvordan de kan justere og tilpasse kommunikasjonen til hver enkelt, og samtidig ha en struktur og strategi for det budskapet de ønsker å kommunisere. Altfor mange ansatte føler seg misforstått på jobben, og det kan være starten på en svært uheldig utvikling som i verste fall kan ende med sykemelding, sier Ingrid Prillard.

Ingrid Prillard

Driver selskapet Klokt Sagt, som arbeider helhetlig med praktisk styrketrening i kommunikasjon og mentale prosesser. Klokt Sagt for «jobbfrisk» er et nytt konsept for å forebygge og redusere sykefravær.

Hun har mer enn 20 års kommunikasjonsfaglig erfaring, og er gründeren bak selskapet Klokt Sagt, som tilbyr kurs i kommunikasjons- og mentaltrening for ledere.

Tidligere dansk undersøkelse svarte 60 prosent av lederne som ble spurt at de godt kunne se når medarbeiderne ikke trivdes på jobb, men hele 70 prosent ante ikke hva de skulle gjøre med det.

Når en medarbeider først har blitt sykemeldt kan veien tilbake til jobb være lang. Det er fort gjort å miste mestringsfølelsen når man blir gående hjemme over tid, sier hun.

Selv om sjefene tar de obligatoriske telefonene de er pålagt ifølge IA-avtalen (Inkluderende arbeidsliv) mener Prillard at overraskende mange glemmer å si de helt essensielle ordene: Hvordan går det med deg? Vi trenger deg, vi savner smilet ditt og kompetansen din. Hva kan jeg gjøre for å bidra til at du kommer raskere tilbake på jobb?

Finn den egentlige årsaken til sykefravær

Klarer vi å få sykefraværet ned på nivå med for eksempel Sverige, vil norske bedrifter og det offentlige spare flere milliarder kroner årlig. De første 16 dagene en medarbeider er sykemeldt koster bedriften 45 000 kroner.

Det er derfor så viktig å forebygge sykefravær ved å bidra til at medarbeiderne holder seg jobbfriske. Kommunikasjon er det viktigste verktøyet ledere har for å få til dette. Hvis du ser at en medarbeider mistrives bør du ta en samtale med vedkommende. Husk på at ord enten bygger opp, eller bryter ned. Forsikre deg om at mottakeren forstår budskapet ditt. Det hjelper ingenting at du får sagt det du hadde tenkt hvis vedkommende ikke reagere positivt på budskapet, sier Prillard.

Hun mener det er helt avgjørende å ta tak i problemer tidlig, før de utvikler seg, og mener mange ledere mangler kompetanse på hvordan de kan gjøre dette.

Ofte tør de ikke å finne ut hvorfor en medarbeider ikke trives på jobb, eller jobbe for å skape tillit slik at den sykemeldte tør å fortelle årsaken til sykemeldingen. I dag vet vi at fysisk og psykisk sykdom henger tett sammen. Det hjelper ikke å skaffe et hev-senk-bord til en medarbeider med skulder- og nakkeproblemer. Man må finne ut av den egentlige årsaken er stress på grunn av dårlig arbeidsmiljø, sier Prillard.

Unngå fallgruvene

Det er hele 60 % av sykefraværet i Norge skyldes muskel– og skjelettplager, som ofte er relatert til stress. Prillard mener derfor det å bidra til å redusere stress på arbeidsplassen er noe av det viktigste en leder kan gjøre.

­Effektiv kommunikasjon kan være vanskelig. Selv om intensjonen er god er det ikke enkelt å kommunisere på en måte som skaper en klok samtale. Den menneskelige hjernen trekker raske slutninger. Den vil alltid forsøke å få bekreftet det vi allerede tror gjennom selektiv lytting. Ved å mestre kommunikasjonen kan vi lære oss å unngå mange fallgruver, sier Prillard.

Uttrykket «en god latter forlenger livet» har mye sannhet i seg.

Hvis vi føler oss truet av en «verbal» løve så setter det automatisk i gang en forsvarsreaksjon som utløser negative stresshormoner.

Ingrid Prillard

del

Latter skaper en gledesfølelse som setter i gang blodstrømmen som igjen styrker immunforsvaret vårt. Reptilhjernen vår er alltid på vakt for å beskytte oss mot farer. Dette stammer fra den tiden vi måtte være på vakt mot ville dyr og andre farer. I dag er det de verbale løvene vi beskytter oss mot. Hvis vi føler oss truet av en «verbal» løve så setter det automatisk i gang en forsvarsreaksjon som utløser negative stresshormoner, sier Prillard.

Derfor mener hun ledere bør lære seg en antistresskommunikasjon, og viser til blant annet kommunikasjonsmodellen Gullkulen for klok kommunikasjon. Et nyttig tips er alltid å begynne en samtale med å trekke frem en konkret positiv ting. Starter du alltid en samtale med å gi positive tilbakemeldinger, slapper vi mer av og klarer å ta i mot kritikk på en konstruktiv måte.

Hvis du som leder husker på dette vil det bidra til å bygge et godt arbeidsmiljø. Noe som skaper mer flyt i hverdagen, økt produktivitet og bedre resultater for bedriften, sier hun.