en kvinne har hjemmekontor. Snakker i telefonen foran laptop.
Finn balansen

Slik informerer du best i en krise

Ledelsen jobber på spreng for å sikre effektivt, stabilitet og økonomisk forutsigbarhet som følge av koronaviruset. Som mellomleder kan det være vanskelig å vite hvor mye eller hvor lite informasjon som bør formidles fra ledelsen til de ansatte.

Tekst
Maria Caroline Skrede
Foto
iStock
Sist oppdatert

Mange mellomledere kan nok kjenne seg igjen i følelsen av å være i en skvis mellom medarbeiderne og ledelsen. I en tid som nå, der situasjonen endrer seg fra dag til dag, blir særlig mellomlederrollen satt på prøve. Tross at ledelsen i all hovedsak fatter beslutninger med beste mening, har de ikke alltid full oversikt eller inngående kjennskap til hvordan arbeidet gjøres i praksis. Når en krise som koronaviruset treffer oss, blir det særlig utfordrende.

Beslutninger må tas raskt, og ofte uten at medarbeiderne kjenner til hele bildet. Det kan være grobunn for både misforståelser, engstelse og i verste fall konflikt.

Som mellomleder følger det med forpliktelser til å følge ledelsens avgjørelser – samtidig som han eller hun skal ivareta medarbeiderne, sikre at de presterer godt i arbeidet sitt, og samtidig når målsettingene sine i en krevende situasjon.

Lyst til å bli en bedre leder?

Få gode tips og råd i nyhetsbrevet vårt.

Forsket på mellomledere

Forskere ved Handelshøyskolen BI og Lunds universitet i Sverige har gjennomført en studie på dekaner og instituttledere ved forskningsintensive handelshøyskoler i Storbritannia. Mellomlederne befant seg to-tre nivåer under toppledelsen og hadde ansvar for mellom 50-100 ansatte.

Gjennom dybdeintervjuer og uformell, deltagende observasjon fikk forskerne god innsikt i hvordan mellomlederne opplevde rollen over tid, og hvordan andre opplevde dem.

– Rollen er på mange måter typisk for mellomledere i kunnskapsbedrifter, ettersom de befinner seg midt i hierarkiet og selv er kunnskapsmedarbeidere med en sterk faglig identifisering, forteller Susann Gjerde til bi.no.

 

Mellomlederne var opptatt av ikke å ukritisk videreformidle prestasjons- og rapporteringskrav, ettersom disse fort kan oppfattes som mistillit overfor de ansatte.

Susann Gjerde

 

Sammen med Mats Alvesson var hun ansvarlig for studien. Hun forteller at flere av mellomlederne vektla viktigheten av å skjerme de ansatte.

Krav om overvåkning, rapportering, finansielle utfordringer og ambisiøse mål er eksempler på hva mellomlederne skånet de ansatte for. I en krise som nå er det kanskje særlig viktig, ettersom mange medarbeidere har krevende dager med usikkerhet og hjemmeværende barn.

– Mellomlederne anså at slike krav stjal for mye tid og fokus hos de ansatte. Det førte igjen til at de ble stresset og ble hindret i å gjøre en god jobb, utdyper Gjerde.

Den gode balansen

I studien gav mellomlederne uttrykk for at deres oppgave blant annet var å sikre en god arbeidskultur og gode arbeidsforhold. De valgte bevisst å filtrere og reformulere informasjon fra toppledelsen til medarbeiderne.

– Mellomlederne var opptatt av ikke å ukritisk videreformidle prestasjons- og rapporteringskrav, ettersom disse fort kan oppfattes som mistillit overfor de ansatte, forteller Gjerde.

Samtidig påpeker hun at for mye skjerming heller ikke er bra. Blir informasjonsgapet for stort mister nemlig de ansatte oversikt. Det kan føre til at de verken forstår eller har mulighet til å påvirke ledelsens avgjørelser.

Frode Dale, forfatter og ledelsesrådgiver, har tidligere uttalt til ledernytt.no at det er en rekke ting som bør være på plass når det er snakk om kriseledelse. Han peker blant annet på å:

  • Sikre en felles begreps- og situasjonsforståelse.
  • Formidle innsikt i aktuelle lover og regler, eksempelvis permitteringer.
  • Etablere en felles beredskapskultur.
  • Utvise god dømmekraft og refleksjonsevne ved situasjonen medarbeiderne nå befinner seg i.

Dersom mellomlederen ikke sikrer god informasjonsbalanse blir han eller hun gjerne utfordret av medarbeidere som er misfornøyde fordi de opplever at lederen ikke taler de ansattes sak, ifølge Gjerde.

Å være bevisst på hvordan du utøver mellomlederrollen er derfor svært nyttig for å forstå funksjonen du er satt til å gjøre, og hvilke forventninger omgivelsene har til deg.

Husk at i krevende tider er det aller viktigste å vise omsorg og forståelse, og forsøke å holde medarbeiderne oppdatert på hvordan koronaviruset påvirker både arbeidsplassen og den enkelte ansatt.

Kilde: bi.no og ledernytt.no

Les om Ledernes medlemsfordeler her

Meld deg inn i Lederne