Hvordan bruke office 365 smartere?

Amerikanske Shelley Fishel er grunnlegger av «Tomorrows VA» (VA = Virtual Assistant), og har i 20 år holdt kurs om Microsofts ulike programmer. Hun har også skrevet 49 bøker som gir en rask og enkel innføring i hvordan du best mulig kan utnytte de mulighetene som finnes i eksempelvis Word, Excel, Powerpoint og Teams.

Flere av bøkene er oversatt til norsk og ligger tilgjengelig for gratis nedlasting på www.lederne.no.

Teams – bruk hurtigtaster

Koronapandemi og pålagt hjemmekontor førte til mer enn 100 millioner flere brukere av Teams det siste året. I april 2021 kan Microsoft dermed rapportere om 145 millioner brukere av møteplattformen.

Med Teams-møter som en stor del av den nye hverdagen, er det utvilsomt lurt å lære seg effektiv bruk.

Tre hurtigtast-tips 

• Zoom inn og ut i Teams-vinduet ved å taste CTRL +/CTRL –
• Start en ny chat ved å taste CTRL N
• Få oversikt over hurtigtastene ved å skrive inn /taster i søkefeltet.

Visste du for eksempel at du kan lese inn tekst i Word i stedet for å skrive?

del

Word – smarte “skrive”-funksjoner 

Det finnes en rekke funksjoner du garantert ikke kjenner til – enten du er nybegynner eller erfaren Office 365-bruker.  Visste du for eksempel at du kan lese inn tekst i Word i stedet for å skrive?

• Klikk på Dikter øverst til høyre i dokumentet, og la programmet gjøre jobben.

Autotekst er en annen smart funksjon i Word. Ved å  lagre tekster du bruker ofte i autotekst-galleriet ditt, kan du enkelt hente dem opp når du trenger dem.

• Klikk på Sett inn – Autotekst for å lagre ønskede standardtekster.

Excel – sjekker tallene for deg 

Har du oppdaget Hvis-funksjonen i Excel ennå? Den ber programmet vurdere om en påstand er sann eller falsk. Et eksempel: Har bedriften råd til å kjøpe 10 nye pc-er? Hvis det er innenfor budsjettet vil Excel svare ja, hvis ikke er svaret nei.

Også i Excel kan du legge inn bilder eller grafikk, for eksempel for å illustrere et poeng. Du kan endre og tilpasse bilder ved å bruke formateringsverktøyet.

Powerpoint – komprimer for enkel deling

PowerPoint er et populært verktøy for å lage presentasjoner, og kan inneholde elementer som tekst, lyd, bilder, grafikk og video. Det kan føre til at den endelige filstørrelsen blir så stor at deling via e-post blir problematisk.

• Klikk Fil – Komprimer medier for å justere størrelsen på de ulike elementene slik du ønsker.

Andre smarte funksjoner i Microsoft 365

OneDrive

Gir deg tilgang til alle dine dokumenter uansett hvilken enhet du logger deg inn fra. Alle endringer synkroniseres automatisk.

Yammer

Sosialt nettverk for bedriften, hvor ansatte kan dele filer og delta i samtaler med andre, enten privat eller i grupper.

SharePoint

Egne dynamiske gruppeområder for avdelinger eller prosjektgrupper på tvers av digitale enheter.

ToDo

Liste over gjøremål som er synkronisert med resten av Microsoft 365-programvaren. Legger du inn du en avtale i Outlook eller Planner vil den også dukke opp i ToDo.

Flow

Automatiser oppgaver og arbeidsprosesser du utfører ofte på tvers av systemer og programmer. Du kan blant annet synkronisere filer og få varslinger.

Sway

Lag stilige presentasjoner basert på maler. Presentasjonen kan enkelt oppdateres, og også deles med andre. Du kan også konvertere gamle presentasjoner i Word, PowerPoint eller pdf-format til Sway.

Bildesøk

Bildesøket til Bing er integrert i Microsoft 365. Marker hvor i en presentasjon du ønsker å sette inn et bilde, skriv inn en søkefrase og du får opp bildetreff fra nettet som er lisensiert for fri bruk.

Bøker av Shelley Fishel som er tilgjengelig for gratis nedlastning på lederne.no.