6 tips for et trygt og sikkert hjemmekontor

Martin Bloma i Tellmann.

Martin Bloma jobber som seniorrådgiver i rådgivingsselskapet Tellmann og har lang erfaring i å hjelpe bedrifter med å skape digitale arbeidsplasser, og finne riktige tekniske løsninger.

Han deler sine beste tips for å sikre trygghet, effektiv samhandling og gode løsninger for å jobbe sammen på hvert sitt hjemmekontor.

1. Velg løsninger med omhu

Det er mange forutsetninger som ligger til grunn for å finne de riktige tekniske løsningene, ifølge Bloma. Han forteller at det blant annet kommer an på størrelsen på firmaet og eksisterende infrastruktur.

– Mange tenker nok at det bare er å kjøpe en gratisversjon av en digitalløsning, og la de ansatte ta det i bruk. Etter hvert innser man at eksempelvis GDPR-reglene ikke blir godt nok ivaretatt ved å gjøre det slik.

Ifølge Bloma tar det vanligvis to til tre måneder for bedrifter å implementere nye, tekniske løsninger. Som oftest ligger det gjerne en del arbeid bak, slik som workshops, gruppekonstruksjoner, utnevnelse av super-brukere og moderator-tillatelser.

– Hos Tellmann ser vi en økende grad av behov for «fast track»-prosjekter der man fokuserer på det viktigste og utsetter en del til senere. Da kan prosjektene gjennomføres i løpet av to til tre uker, sier Bloma og fortsetter:

– Slik situasjonen er nå er mange nødt til å hoppe over dette leddet, men på sikt er det viktig å sette opp en god struktur for verktøyene med én gang. Det handler om å inngå gode databehandleravtaler, sikre at man fortsatt har god kontroll på medarbeiderdataene, og ha innsikt i hvilke systemer som integreres med hverandre.

2. Legg til rette for samhandling

Bloma trekker frem Yammer og Workplace som gode løsninger hvis bedriften først og fremst trenger en kommunikasjonsplattform, og ønsker å nå ut til mange raskt.

– Dette er glitrende plattformer for å skape åpne forum, der de ansatte har mulighet til å komme med tilbakemeldinger og delta i diskusjoner.

Han mener det er ekstra viktig nå at ledere legger til rette for enkel samhandling med hverandre, og med sentrale funksjoner på arbeidsplassen, slik som ledelsen eller HR.

– Men husk at dette er plattformer som egner seg for åpen kommunikasjon. Konfidensielle dokumenter og lignende bør ikke deles på disse plattformene, råder Bloma.

Rådgivning og kompetanseutvikling for ledere er også viktig i situasjonen som mange befinner seg i nå.

Sverre Simen Hov, seksjonsleder for kommunikasjon, organisasjon og utvikling i arbeidstakerorganisasjonen Lederne, sier at de jobber på spreng med digitale opplæringsløsninger. Han håper det kan være en trygghet for mange ledere i en krevende tid.

3. Bruk intranettet med måte

Tradisjonelt sett har mange ledere brukt intranett for å dele viktig informasjon med de ansatte. Bloma mener dette kan fungere i en kort periode, dersom bedriften ikke har integrert andre kommunikasjonsplattformer.

– Men det er viktig å huske at intranettet som oftest er statisk og basert på enveis-kommunikasjon. Og unngå for all del å sende SMS, send heller en videohilsen til de ansatte med nyttig informasjon. Det vet jeg mange ledere har gjort med hell.

Bloma peker på at hjemmekontor gjør at man nå mister den åpne praten ved kaffemaskinen som er viktig for mange i en hektisk arbeidsdag.

– Nå som de fleste av oss har pålagt hjemmekontor forsvinner denne dialogen. Det tror jeg er viktig at ledere forstår, og at de derfor forsøker å skape nye digitale forumer for å skape en god dialog.

4. Skap nye møteplasser

Teams fra Microsoft eller Zoom, egner seg godt dersom du skal gjennomføre videokonferanser, ifølge Bloma.

– Det kreves ofte litt brukeropplæring, men i de fleste tilfeller kan det gjøres raskt og effektivt. En av fordelene med disse løsningene er at du kan sette opp ulike avdelinger eller prosjektgrupper.

– I Microsoft Teams for eksempel, ligger det mange muligheter for god samhandling selv om man sitter hver for seg.

Bloma råder ledere til å huske at videokonferanser er nytt for mange, og sier det kan være lurt å ikke kreve at man skal bruke videofunksjonen.

– Det er viktig å ha forståelse for at folk er i forskjellige situasjoner akkurat nå som kan gjøre det vanskelig. Plutselig kan det dukke opp et barn i bakgrunnen for eksempel, og det er ikke sikkert alle ønsker at jobben skal tre inn i den private sfæren.

Etterspør IT-kompetanse

Mange selskaper outsourcer driften av IT og har dermed ikke en egen IT-avdeling «på huset». Det kan by på utfordringer når man nå skal jobbe digitalt sammen.

– Dette gjelder særlig de små bedriftene, som kanskje er ekstra sårbare når mange har hjemmekontor samtidig og flere opplever tekniske utfordringer.

Bloma oppfordrer ledere til å spørre om hjelp i eget selskap, i påvente av hjelp fra et eksternt IT-selskap.

– Kanskje har du en eller flere ansatte som koder på fritiden, eller er interessert i teknologi? Det kan være gull verdt i en kaotisk situasjon som nå.

Han forteller også at det finnes en rekke nyetablerte forum på både Facebook og LinkedIn, der man har mulighet til å spørre om hjelp.

– Akkurat nå ser vi at det er mange gode dugnadstiltak på sosiale medier. Det kan være en trygghet dersom man sliter og ikke får hjelp like raskt som man skulle ønske.

6. Velg trygge løsninger for konfidensielle opplysninger

For å sikre at konfidensielle og sensitive opplysninger er trygge, anbefaler Bloma en rekke løsninger.

– Faktisk er både Skype for business og Teams godkjent for sensitiv informasjonsdeling, ettersom de er kryptert. Førstnevnte brukes jo allerede i videokonsultasjon med leger og er helt trygt.

Bloma trekker også frem Sharepoint, DocuLive og Public 360 som andre eksempler på trygge løsninger for å lagre informasjon og dele filer.

Husk også å minne de ansatte på viktigheten av å ta backup av arbeidet sitt.

Dersom bedriften ikke allerede jobber opp mot skyen, er det enkelt å komme i gang med skyløsninger, slik som OneDrive, Dropbox, Google Drive eller Box. Bloma mener at det her er viktig at virksomheten tar en felles beslutning når det kommer til risikovurdering.

Les om Ledernes medlemsfordeler her

Meld deg inn i Lederne