Ekspertens råd for god avstandsledelse

Avstandsledelse er et høyaktuelt tema nå som hjemmekontor er en realitet for flere enn noen gang. Arbeidstakerorganisasjonen Lederne har delt en rekke tips om hvordan man kan jobbe godt på hjemmekontor og hvilke tekniske tilretteleggelser en leder bør sørge for. Spørsmålet mange av medlemmene stiller seg nå, er «Hvordan kan jeg som leder bidra til at medarbeiderne yter sitt beste fra hjemmekontor?». Vi må holde hjulene i gang. Ingen ønsker permitteringer eller oppsigelser, og nå settes godt lederskap virkelig på prøve! Vigdis Austrheim har spisskompetanse og lang erfaring med avstandsledelse. Hun har over 17 års ledererfaring, og er en populær kursholder og lederutvikler blant annet hos Lederne.

Mål, forventinger og tillit

– Hvordan kan ledere legge til rette for at arbeidet kan gjøres knirkefritt til tross for fysiske avstander?

– Hvis du ikke har vært tydelig på retning for bedriften eller teamet ditt, så er tiden inne nå. Som leder må du peke i den retningen du ønsker å lede selskapet. Tydeliggjør målene og strategien som foreligger på kort og lang sikt. Jeg anbefaler at du nå ser over målene på nytt, korona-situasjonen vil påvirke oss alle. Så hvordan vil målene deres påvirkes og kan du nå definere mål for perioden over sommeren? Målsetning med reviderte mål er motiverte medarbeidere. Når målene er nå, bare økes engasjementet. Mitt stalltips er tydelige rammer, mål og retning, kjør mindre kontroll og mer tillit, og etabler en god måte å kommunisere på, anbefaler hun.

10 praktiske råd for god avstandsledelse:

1. Involver medarbeidere og be de komme med innspill

Vi trenger å stå på for å sikre arbeidsplasser. Det overrasker meg at mange avlyser eksterne oppdrag og avtaler uten å tenke over om de kan løses på andre måter. Send medarbeidere hjem med en oppgave om å komme opp med forslag til hvordan de kan løse alle sine leveranser digitalt. Be medarbeidere lage en oversikt over oppgaver og leveranser som påvirkes og hvordan de kan tenke seg å løse disse fremover. Be de bidra på nye mål som bør settes. Gi medarbeider tydelige rammer, mandat og handlingsrom, og ikke minst tillit.

2. Anerkjenn alle, spesielt kreative og innovative forslag

Mye kan gjøres hjemmefra. On-line møter med deling av skjerm fungerer ypperlig. Video kan lages og deles med kunder. Kurs kan gjøres om til webinar. Del de forslagene flere kan bruke, og ros høylytt de som bidrar ekstra. Husk det du gir oppmerksomhet får du mer av.

3. Legg opp til mye deling innen teamet

Diskuter med teamet hvordan dere bør samarbeide i denne perioden. Vi kommer alle til å savne kollegaer. Test ut gode delingsløsninger som Teams dersom du ikke har gjort det allerede. Microsoft har gjort dette produktet gratis i seks måneder. Les mer om gratistilbudet til Teams her.

4. Avtal digital morgenkaffe 

Hver dag inviterer du hele teamet ditt til morgenkaffe. Da er det kun uformell og frivillig tid for de som ønsker. Du lager deg en god kaffekopp selv, setter deg i sofaen og snakker om løst og fast. Slik du ville gjort før arbeidsdagen begynner på kontoret tidligere. Snakk om fotballkampen eller filmen du så i går, og så blir det sikkert koronaprat. Gi rom til dette også. Gå foran som et forbilde og ta deg tid til de som savner sosialt samvær. De blir flere og flere jo lengre tid permitteringer og karantetiden varer.

5. Ring medarbeidere

Vi har nesten glemt å bruke telefonen. Det å snakke sammen noen minutter et par ganger i uka er det sikkert noen i teamet ditt som setter stor pris på. Sørg for å ringe personlig de som liker dette, og gi tilbudet til alle. Det er ikke alle som ønsker dette, så tilpass den enkelte medarbeider.

6. Inviter til gode on-line møter og etabler en ny rytme

• Legg inn 1:1 møter ukentlig med medarbeiderne i denne perioden.
• Behold ukentlige team-møter.
• Sett gjerne opp team-møter uten agenda. Da kan teamet møtes og diskutere løst og fast, sparre på faglig temaer eller diskutere erfaringer og muligheter.

7. Fokuser på opplæring og videreutvikling

Be medarbeider komme til deg med et konkret forslag til læring de ønsker i denne perioden. Det finnes en mengde on-line tilbud på opplæring. Kanskje noen kan sette sammen en samling gode TED talks og Youtube kanaler som er gratis. Vær kreativ slik at du gir et signal om at mest mulig kunnskap skal økes i denne perioden. Kunnskap som gjør dere konkurransedyktig og som gjør at medarbeidere trives og dermed presterer bedre.

8. Tenk kreativt om fremtiden og sett i gang tiltak

Hva kan dere gjøre nå for å bruke frigjort tid til å utvikle dere for fremtiden. Kan nye allianser bygges? Kan dere jobbe tverrfaglig på en måte dere ikke får tid til i hverdagen ellers? Kundereisen er vil jeg anbefale alle å se på nå. Ring kundene, se etter felles muligheter. Kan ressurser frigjøres til produktutvikling? Kan WEB-sidene bedres slik at bestillinger kommer enklere? Her garanterer jeg at det er mer å hente som kan skape vekst fremover. Kan du ta workshop med kundene dine for å få råd om hvor de helst ser at dere utvikler dere? Kan du følge opp medarbeiderundersøkelser du ikke har hatt tid nok til å ta tak i? På den måten tiltrekker du deg og beholder de gode menneskene du har.

9. Bidra for andre

Hvordan kan dere løfte andre eller samarbeide med andre slik at dere kan bidra til å hindre konkurser for flere? Være en del av dugnaden i praksis. Kan dette være en tid da dere rekker ut en hånd og samarbeider med andre? Bli inspirert over hvordan Kolonial bruker permitterte fra hotellbransjen.

10. Bry deg og behold roen

Som leder kan du bidra til ro hos dine medarbeidere. Følg alle råd fra Helsemyndighetene og vær lojal mot arbeidsgivers føringer. Sørg for at du er oppdatert på Helsemyndighetenes råd, og at du ikke bidrar til ryktespredning eller øker bekymring. Ivareta medarbeiderne dine, og følg opp de som er i risikosonen ekstra.

Vigdis Austrheims råd for god digital møteledelse:

Mange er ikke vant til digitale fellesmøter, Zoom og Teams, og de trenger opplæring. Her bør du som leder gå foran som en god rollemodell.

• Spør deg selv om dette møtet er nødvendig å avholde, hvis ikke avlys. Ikke hold unødvendige møter. Her kan mye tid spares og energi fylles på.
• Lær deg nettmøte-verktøy slik at du ikke bruker tid på å fomle med lyd og bilde.
• Last opp presentasjonene eller dokumenter i forkant av møtet så det ligger klart til deling.
• Send ut agenda i forkant, og hold deg til agenda.
• Bruk en digital P-Plass, parkeringsplass for tema som ikke står på agenda. Den P-plassen har du laget klart som et dokument / innlegg på for eksempel Teams i forkant. På slutten av møtet diskuterer dere om møtet skal forlenges for de som ønsker å snakke mer om disse temaene, eller om det skal settes opp nye møter for å gå inn på disse temaene.
• La møteledelse gå på rundgang, det skaper variasjon.
• Sørg for at alle vet hvor dere i er henhold til agenda underveis i møtet, og engasjer løpende med spørsmål. Bruk gjerne chat vindu aktivt. Det bidrar til engasjement.
• Bruk kamera så lenge det er båndbredde til det.
• Ikke demp mikrofonen, kun ved bakgrunnsstøy, det sikrer tilstedeværelse.
• Skriv felles møtereferat og gå gjennom det med alle før dere avsluttet møtet.
• Hver enkelt noterer sine egne gjøremål.
• Evaluer møtet raskt, hva var bra og hva kan bli bedre neste gang.

Avstandsledelse med synlig leder

Avstandsledelse kan være krevende for ledere på flere måter, ikke minst nå da det mange må permitteres, det må informeres ekstra mye og mange reagerer følelsesmessig sterkere på den krevende situasjonen vi er i. Leder kan ikke gjemme seg bort for medarbeiderne og skylde på arbeidsmengde. God avstandsledelse krever at sjefen er synlig. Vigdis anbefaler at du som leder er tilgjengelig på en fast tid hver dag nå da det er så mange spørsmål medarbeidere ønsker svar på. Det er ingen enkel øvelse, og mange ledere føler at de må opp i ledereksamen hver dag på digitale møteplasser.

Du klarer ikke å fange opp ulike signaler som gis på samme måte som når du er i samme rom fysisk.

Vigdis Austrheim

del

Sett av tid til refleksjon

– Når lederen ikke ser medarbeidere daglig oppleves kommunikasjon og informasjon mer krevende. Du får ikke den uformelle dialogen. Du klarer ikke å fange opp ulike signaler som gis på samme måte som når du er i samme rom fysisk. Det kan være krevende å vite om oppgaver er forstått, eller at medarbeider faktisk jobber med det du forventer at han/hun gjør. Det oppstår oftere misforståelser og mistolkninger. Ledere får heller ikke sett hvordan medarbeidere har det eller jobber i hverdagen. Om de er motiverte eller trenger et løft. Ledere kan også oppleve at de snakker mye mer med noen medarbeidere enn andre, slik at det blir en distanse som forsterkes til enkelte i teamet. Det er også vanskeligere for en leder å fange opp om en medarbeider faktisk jobber for mye når man leder på avstand, forklarer Austrheim. Hun mener at man derfor må jobbe mer strukturert ved avstandsledelse.

Bruk tid på å tenke på din ledelse

– Jeg pleier å bruke stikkordet BITS for hvordan vi må lede nå. Bevisst, Inspirerende, Tydelig og Strukturert. Varer denne krisesituasjonen lenge, så krever det mer av oss som ledere. Da må vi ta grep og selv lære oss nye ledelsesteknikker, sier Vigdis Austrheim som har 10 års erfaring med avstandsledelse.

Hun oppfordrer til å bruke tid på å tenke igjennom hvordan du utøver ledelse i hverdagen, og hva du kan forbedre. Sett av tid, allerhelst hver dag, 15 minutter til refleksjon og læring fra dagen. Klarer du ikke det så etabler en struktur hvor du starter eller slutter uken med en time. Gå gjerne en tur i skogen og tenk over, hva gikk bra forrige uka, hva kan bli bedre, hvilken læring har jeg fått som jeg tar med meg videre, hva konkret skal jeg fokusere på denne uken. Måten du leder på har mye å si for hvordan dere kommer gjennom denne krevende perioden og ut på andre siden. Avstandsledelse krever det mer av deg som leder, så tenk over hvordan du skal fylle lederrollen mer bevisst for å sikre gode resultater og holde motivasjonen oppe blant de ansatte, avslutter Vigdis Austerheim.

Les om Ledernes medlemsfordeler her

Meld deg inn i Lederne