Hjemmekontor kontra felles arbeidssted – hva er bra?

Mange snakker om de positive sidene ved at en betydelig del av arbeidstakere har hatt hjemmekontor gjennom koronatiden. Undersøkelser viser at mange opplever effektivitetsøkning på hjemmekontor, mens andre igjen oppgir nedgang i effektivitet på hjemmekontor sammenlignet med fast arbeidssted. Generelt gjelder opplevelsen av forhøyet digital kompetanse. Altså ulike, individuelle opplevelser.

Arbeidslivsforskere snakker blant annet om større medbestemmelsesrett på egen arbeidstid og bedre balanse mellom arbeid og familie. Samtidig snakker de om at fellesskapet vil lide hvis for mange jobber hjemmefra. Nedenfor pekes på viktige trekk ved situasjonen som ansatte og ledelse bør ta med i betraktningen når man skal vurdere hjemmekontorets plass i framtiden.

En ufrivillig situasjon for mange i starten

Myndighetenes anbefalinger og påtrykk med tanke på koronasituasjonen ga noen følgeeffekter. I hovedsak besluttet arbeidsgiverne at arbeidstakere som hadde muligheten skulle holde seg hjemme, og utføre sine arbeidsoppgaver derfra så langt som mulig.

Rent praktisk var nok dette relativt enkelt å gjennomføre for noen, men ikke alle arbeidstakerne hadde tilrettelagte forhold på sitt bosted for en heltids arbeidsplass. Noen arbeidsgivere bidro med å sørge for hjemsending av IT-utstyr, arbeidsstol og lignende fra arbeidsstedet, men ikke alle hadde ressurser til dette.

– Flere har nok opplevd det uheldige at skillet mellom hjem og arbeidsplass var i ferd med å viskes ut. Hjemmet skal jo huse den private sfæren i samspill med øvrige familiemedlemmer. Denne situasjonen har for noen sikkert gitt det vi kan kalle familieslitasje, og for andre som er aleneboende gitt større ensomhet, særlig for de som har sterke, sosiale relasjoner på jobben, sier nestleder i Lederne, Liv Spjeld By.

Alminnelige krav til det fysiske arbeidsmiljøet på arbeidsplassen er ikke alltid i overensstemmelse med utformingen i hjemmet. En mulig belastningsrisiko har vært vanskelig for arbeidsgiver og vernetjeneste å følge opp på. For arbeidstakere som har hatt stort behov for bruk av telefon eller muntlig kontakt, har små boliger med flere beboere utgjort et problem.

I reportasjer i media har vi sett og hørt eksempler på lite egnede kontorfasiliteter, med videomøter fra kjøkken, stue og soverom. Flere arbeidstakere mener de blir ineffektive av hjemmekontor på grunn av forstyrrende elementer, og at de jobber med mer fokus på sin faste plass.

– Det bør jo ikke bli slik at nyutdannede arbeidstakere tilbys sitt eget kjøkkenbord i en trang leilighet som sin fremtidige arbeidsplass. I tillegg vil jeg si at et felles fysiske arbeidsmiljø er positivt i forhold til likestilling, hevder Spjeld By.

I norsk lov beskriver en forskrift fra 2002 reglene omkring arbeid som utføres i arbeidstakers hjem, men den gjelder ikke for kortvarig eller tilfeldig arbeid. Det betyr at dersom hjemmet vurderes som arbeidsplass av mer varig karakter pr. gang, så gjelder arbeidsmiljøloven og dermed forskriftens bestemmelser. Normalt vil det også være arbeidsgiver som betaler for nødvendig utsyr for å tilpasse hjemmekontoret.

Hva et fysisk arbeidsmiljø betyr

Det er fortsatt noen begrensninger ved å vende tilbake til sine ordinære arbeidsplasser. Men det bør ikke forhindre at man undersøker mulighetene og nøye går gjennom hvordan man over tid kan gjenskape situasjonen så langt som mulig.

Først og fremst gir det fysiske arbeidsmiljøet muligheten for samvær med kolleger. Det kan i neste omgang gi inspirasjon til samkvemmet med egen familie, men også for aleneboende gi et sosialt nettverk. Sosial distansering er trolig ikke godt for den psykiske helsen vår.

-I gode arbeidsmiljø bidrar det samværet og samarbeidet som oftest til at kollegene spiller hverandre bedre. Vi skaper ideer i lunsjen, ved kaffemaskinen eller sammen med de som stikker hodet innenfor kontoret. Vi er sosiale vesener, og kommuniserer også gjennom øyekontakt, ansiktsuttrykk og andre gester. Det vil alltid være enklere å snakke og møtes ansikt til ansikt, poengterer nestleder Liv Spjeld By.

De digitale møtene er mer formell i sin struktur og to eller flere som snakker takles ikke av det digitale mediet i forhold til vårt øre. Et fysisk møte gir mer rom og lavere terskel for å hevde sin mening, samt at man der kan ha en stille dialog med sidemannen, eller ha en prat på gangen. Hvis dette fører til at man ender på det første mulige forslag til beslutning, vil det kunne være en svakhet hvis andre måter å forstå en gitt problemstilling på ikke er framkommet på grunn av møteformen.

Møter om vanskelige forhold, uklarheter, forhandlinger og forhold der man har behov for å stabilisere eller endre sitt standpunkt, er ofte ikke egnet på en digital plattform.

Erfaringene med hjemmekontor til videre bruk

Det er også registrert gode, personlige erfaringer hos mange arbeidstakere. En læring fra perioden vil være at arbeidsgivere i tiden framover lytter mer til arbeidstakernes egne erfaringer. For eksempel at enkelte arbeidsoppgaver faktisk blir utført mer effektivt hjemmefra.

Temporære og utfordrende familiesosiale relasjoner håndteres åpenbart enklere for arbeidstakeren når denne kan være tilgjengelig hjemmefra. Ledere og arbeidsgivere kan bidra til å skape en bedre fleksibilitet både for virksomhet og ansatte.

Universitet i Oslo publiserer forskningsnyheter på titan.uio.no, og har nettopp skrevet om erfaringer fra hjemmekontor kontra ordinær arbeidsplass. Vi kan blant annet lese at de digitale løsningene som har vært brukt både har gitt økt kompetanse og nyttige erfaringer.

– Vi må finne en passe blanding mellom møter på skjerm og møter ansikt-til-ansikt. Kanskje vi nå blir flinkere til å bruke det som fungerer bra med de digitale verktøy, men også huske at felleskapet fort kan lide uten fysiske møter. Den digitale kommunikasjonskanalen er litt smal, og store deler av kroppsspråket går tapt, sier professor Tone Bratteig ved Institutt for informatikk på Universitetet i Oslo (UIO).

Det har vært forsket nærmere på hvordan digitale verktøy har vært brukt. Forskerne mener man må skille i bruken mellom store møter med mange deltakere og små møter med færre.

– Å se at kamera ikke er i bruk ved møter med under 10 deltakere er egentlig litt trist. Det bidrar kanskje til å forsterke avstanden mellom medarbeiderne. Etter pandemien vil møtemenyen igjen bli utvidet. De som inviterer til møter må være meget bevisste på og kanskje tenke nytt om hvilken møteform man inviterer til. Mellom to personer kan et gå-møte være greit, altså at man går en tur mens man snakker i telefonen i stedet for å dele skjerm, sier førsteamanuensis Victoria Stray ved UiO.

Digitale løsninger kan effektivisere arbeidstakere gjennom færre reiser for de korteste møtene, særlig når de ansatte er spredt i landet.

Dagens situasjon med pandemien er heller ikke avsluttet på tross av åpningene i samfunnet. Det er derfor viktig at arbeidsgiver har en god dialog med de som føler seg utrygg ved å vende tilbake til sin arbeidsplass for å få etablert gode overgangsløsninger.

– Når mulighetene åpner seg for de fleste til å vende tilbake til ordinær arbeidsplass, så kan det ses på som solidaritet med de som ikke kan ha hjemmekontor. Barnehageansatte, oljeteknikere, bussjåfører, butikkansatte, helsepersonell og operatører i all levende industri må være på jobben. Der tror jeg bestemt mange ønsker å være etter hvert, sier Liv Spjeld By avslutningsvis

Erfaringer fra Ledernes medlemmer på hjemmekontor kan du lese om her.