Prioriter bedre med Eisenhower-matrisen

En travel arbeidshverdag krever selvledelse og struktur for å få bukt med listen over gjøremål og oppgaver. På utkikk etter et godt verktøy for oppgavestyring? Hent frem penn og papir, og sett opp din egen Eisenhower-matrise. 

Hva er Eisenhower-matrisen?

Eisenhower-matrisen er et rammeverk for å kategorisere ulike arbeidsoppgaver etter hva som haster og hva som er viktig. Rammeverket ble flittig brukt av den 34. amerikanske presidenten Dwight D. Eisenhower, derav navnet. Eisenhower var også en femstjerners general og god på nettopp oppgavehåndtering og struktur. 

Slik kommer du i gang 

Start med å tegne opp to akser, én for hastverk og én for viktighet. Matrisen gjør det enklere å identifisere hvilke oppgaver du kan delegere videre, eliminere eller utsette, og hvilke oppgaver du bør prioritere. På denne måten kan du fokusere på de viktige oppgavene.

Kategorisér og prioriter  

Når dette er på plass, er det tid for å fylle oppgavene inn i Eisenhower-matrisen: 

• Øverst til venstre plasserer du oppgaver som både haster og er viktige. Disse oppgavene har en tydelig frist og det får klare konsekvenser dersom de ikke utføres til riktig tid. Dette er oppgavene som er tidssensitive og skal øverst på prioriteringslisten. 
• Øverst til høyre plasserer du viktige oppgaver som ikke haster. Dette er eksempelvis oppgaver som planlegging, strategisk arbeid, faglig utvikling og teambygging. Et typisk problem er at vi setter av alt for lite tid til slike oppgaver. Å sette av tid til disse oppgavene kan på sikt frigi tid og gi økt effektivitet på andre områder. De må prioriteres og bør inn i kalenderen for å sikre gjennomføring. Et tips er t å sette en bestemt tidsfrist slik at du unngår at oppgavene forsvinner fra radaren. 
• Nederst til venstre plasseres oppgaver som haster, men som er mindre viktige. Disse oppgavene må gjøres relativt raskt, men det er typisk oppgaver som kan delegeres videre fordi de ikke er så viktige. Eksempelvis faller rutinearbeid inn i denne kvadraten. 
• Nederst til høyre plasserer du  oppgaver som hverken er viktige eller som haster. I mange tilfeller kan du med fordel unngå disse oppgavene, og dermed kvitte deg med unødvendige oppgaver og distraksjoner.  

Fortsatt altfor lang gjøremålsliste? 

Selv om du bruker Eisenhower-matrisen til å strukturere og prioritere, er det ikke gitt at dette alene vil redusere oppgavemengden og frigjøre tid.. Dersom listen med arbeidsoppgaver fortsatt oppleves uoverkommelig, kan du forsøke å identifisere hvilke oppgaver som er innenfor din kontroll og hvilke du ikke kan kontrollere, men påvirke. 

I denne prosessen vil du også avsløre oppgavene du hverken kan kontrollere eller påvirke. Disse kan du sette til side og heller vente med til det er mulig å gjøre noe med. 

Gjør Eisenhower-matrisen til en vane

For at matrisen skal være et effektivt verktøy for både prioritering og struktur, er det viktig å bruke den regelmessig. Etter hvert som du er ferdig med oppgaver bør de tas ut, og nye oppgaver plasseres der de hører hjemme. 

På denne måten kan du unngå følelsen av at alle oppgaver haster, og få en bedre struktur på hvordan du bør legge opp dagene dine.

Sjekkliste for bedre prioritering

I tillegg til å bruke Eisenhower-matrisen er det flere grep du kan ta for bedre selvledelse. Bedre struktur kan gi en økt følelse av kontroll og tilfredshet, og således påvirke motivasjon. For å oppnå nettopp dette kan disse tipsene være til hjelp:

1. Når og hvor

Planlegger du hvor og når du skal gjøre noe, øker sannsynligheten for at oppgaven faktisk blir gjort. Er det en oppgave du av ulike grunner utsetter gang på gang, prøv å sett av en dag hvor du jobber med kun denne oppgaven.

2. Krymp målet

Er du typen som setter deg så høye mål at du ender opp med å utsette arbeidet? Da kan det være nyttig å vurdere en versjon av målet som er halvparten så stor. Sammenlign målene og spør deg selv hvilket alternativ som er mest realistisk å ferdigstille. Dersom oppgaven eller målet fortsatt virker vanskelig å oppnå kan du krympe det ytterligere.

3. Bruk verktøy

Når du har en viktig avgjørelse å ta, kan det i enkelte tilfeller være bedre å ta den raskt, i stedet for å bruke lang tid på å finne den perfekte løsningen.  Her er det lurt å ha noen strategier og verktøy for å sikre at også de raske avgjørelsene som tas, er av den gode sorten:

Ta for eksempel utgangspunkt i Martin G. Moore sin sjekkliste for å ta gode avgjørelser raskt. Han har utformet åtte «kjerneelementer» for når viktige avgjørelser skal tas. 

Disse går blant annet ut på å konferere å søke råd hos folk med rett kompetanse til å mene noe fornuftig om saken. I tillegg trekker Moore frem viktigheten av å identifisere roten til problemet, fremfor å ta beslutninger som kun løser symptomene på problemet. Ved å finne årsaken til problemet, for deretter å løse det, vil man i tillegg unngå at det oppstår igjen. 

Også Erik Larson har kommet med en liste med tips for å ta raskere og bedre avgjørelser. Blant punktene finner vi det å skrive ned minst tre, men ideelt sett fire eller flere, realistiske alternativer til din løsning. Dette krever både innsats og kreativitet, men ifølge Larson er det ingenting som forbedrer avgjørelsene mer enn å utvide valgmulighetene.