Tips til ledere på hjemmekontor

Cecilie Thunem-Saanum deler gode tips.

Foto: Anne Elisabeth Næss.

Cecilie Thunem-Saanum er en prisvinnende foredragsholder innen kommunikasjon og tidsstyring. Hun holder jevnlig kurs i digital møtekultur og møteledelse, tidsstyring og presentasjonsteknikk for arbeidstakerorganisasjonen Lederne, og er klar i sin tale:

– Det er et stort skille mellom selvvalgt hjemmekontor og pålagt hjemmekontor, som er realiteten for en stor andel arbeidstakere og ledere landet rundt i disse dager.

Thunem-Saanums beste tips til alle ledere er å spørre medarbeiderne hvordan de har det, fremfor å spørre dem om hva de har gjort. Om medarbeideren har det bra, kan dere ta samtalen videre til arbeidsoppgaver.

Hun tror at mange vil oppleve at det kan komme en mer krevende fase dersom pålagt hjemmekontor, og stengte skoler og barnehager fortsetter.

– En leder som allerede nå spør hvordan medarbeiderne har det, fremfor hva de har gjort, viser omsorg for de ansatte i en situasjon som kan oppleves utfordrende. Det åpner også opp for de gode faglige samtalene, uten at den enkelte ansatte opplever det som et forsøk på kontroll.

Etabler faste møtetider

Thunem-Saanum forteller at jevnlig kontakt med de ansatte er viktig, og oppfordrer lederen til å ha et klart skille mellom jobb og fritid.

– La det samme gjelde for medarbeiderne dine, og ta hensyn til den enkeltes behov. De ansatte har kanskje en helt annen hverdag enn deg selv akkurat nå.

Mens noen er alene med en to-åring som henger i beina på dem, har andre barn i skolealder og må tilrettelegge og hjelpe til med undervisning. Den som bor alene kan ha andre utfordringer, som å kjenne på ensomhet, mens andre lever for tett på hverandre når hjemmekontor og hjemmeskole skal løses.

Thunem-Saanum mener det er viktig å huske at de fleste av oss befinner seg i en spesiell situasjon akkurat nå.

Etabler faste, digitale møter. Da holder man seg oppdatert og det skaper forutsigbarhet.

Cecilie Thunem-Saanum.

del

– Etabler derfor faste, digitale møter der man kan holde seg oppdatert og som skaper forutsigbarhet. Det handler like mye om å trygge medarbeiderne som en selv, sier hun og fortsetter:

– Et godt tips er å arrangere digitale morgenmøter før barna skal i gang med undervisning, eller et treff på ettermiddagen, når barnas skoledag er over.

Forbundsleder Audun Ingvartsen i Lederne er enig med Thunem-Saanum. Han oppfordrer alle til å finne gode rutiner for arbeidsdagen, slik at dagene blir så produktive som mulig.

– Lag en plan for dagen, sett opp faste digitale møter med kollegene dine og sørg for å ha tydelig oversikt over hvilke arbeidsoppgaver som skal løses dag for dag, råder han.

Undertrykk kontrollbehovet

Mange medarbeidere kjenner nok på ekstra usikkerhet og frustrasjon, noe som kan gå utover produktiviteten. Det gjør at mange ledere antageligvis kjenner på et ekstra behov for kontroll, og et ønske om å være tettere på den enkelte ansatte.

Thunem-Saanum råder til å trå varsomt og ber lederen om å gi slipp på kontrollbehovet.

– Hjelp gjerne medarbeiderne dine med å legge opp et løp som sikrer produktiviteten, men ha samtidig respekt for at andre må legge opp dagene sine annerledes enn det du selv har anledning til. Skoletid og barns behov spiller ekstra inn nå.

La være å pålegge de ansatte for mange tidsfrister og oppgaver på én gang akkurat nå.

Cecilie Thunem-Saanum.

del

– Å vise de ansatte tillit er helt avgjørende akkurat nå, og det er viktig å la de finne sin egen struktur på arbeidsdagen. Vis heller at du er der for den ansatte, og gjør det på en måte som ikke oppleves som kontrollerende.

– Kort sagt: hold kontakten, men slipp litt av kontrollen, sier hun.

Fokuser på arbeidsoppgavene fremfor arbeidstiden

– Det er nok en utopi at ansatte skal klare å jobbe en vanlig 7,5 timers arbeidsdag når de samtidig har omsorg for andre, sier hun og kommer med en tydelig anbefaling til deg som er leder:

– Klarer de ansatte fire effektive timer og får gjort jobben sin, så er det bra. La dem gå en tur midt på dagen, eller ta seg noen ekstra kaffepauser. Det er ikke timene som gjelder nå, men at jobben blir gjort.

– Og husk at dette også legger føringer for hvordan relasjonen fortsetter å være mellom deg og medarbeiderne dine. Vær raus, forståelsesfull og mindre detaljorientert.

Ta vare på mellomlederen

Med en krevende og usikker økonomisk situasjon som nå, jobber mange toppledere på spreng for å sikre økonomisk stabilitet. Permittering og oppsigelser, tap av oppdrag og en uforutsigbar tidshorisont setter ledelsen på prøve.

De ansatte på sin side er kanskje urolige og usikre på egen rolle, og strever med å finne balansen mellom jobb og omsorg for barn eller gamle foreldre.

Midt mellom disse har du mellomlederen, som skal sjonglere både krav fra ledelsen, ivareta de ansatte og få hjemmekontoret til å fungere optimalt. Ettersom de gjerne har en operativ rolle i tillegg, tror Thunem-Saanum mange opplever situasjonen som svært krevende akkurat nå.

– Derfor har jeg en tydelig oppfordring til toppledelsen, sier hun og fortsetter:

– La mellomlederen være mest mulig leder. La de ta ansvar for at medarbeiderne har det bra, og husk at vi skal tilbake til den vanlige hverdagen etter dette. Det er avgjørende at relasjonene opprettholdes, og at medarbeiderne ikke blir utslitt som følge av kaoset vi befinner oss i.

Forbundsleder Audun Ingvartsen i Lederne stemmer i: – For ledere på alle nivåer er det viktigere enn noen gang å følge opp sine ansatte, slik at alle føler seg ivaretatt i denne krevende situasjonen.

Thunem-Saanums 3 beste råd for å jobbe produktivt på hjemmekontor:

1. Jobb i korte, intensive økter

Sett av korte økter på 20 minutter der du jobber uavbrutt. Skru av alle varsler, sett mobilen i flymodus og logg ut av chatter og lignede. Husk at de aller fleste tåler å vente i 20 minutter før du responderer dem.

2. Gi deg selv en tidsfrist

Jobb fokusert med kun én ting om gangen frem til et gitt klokkeslett. Du må gjerne hente deg en kopp kaffe eller strekke litt på deg, men unngå å multitaske frem til tidsfristen.

3. Gi deg selv en klapp på skulderen

Også ledere trenger en klapp på skulderen. Få mestringsfølelsen ved å visualisere hva du har gjort i løpet av arbeidsdagen. Lag en realistisk to-do-liste for dagen, og sett en hake eller stryk over når det er gjort.

Les om Ledernes medlemsfordeler her

Meld deg inn i Lederne