Store KI-besparelser i kommunal sektor

Før Jens-Petter Berget ble spesialrådgiver for KI i KS, var han leder for samfunnsutvikling i Halden kommune i åtte og et halvt år. Ansvarsområdene var flerfoldige, blant annet for overordnet planlegging, næringsutvikling og frivillighet. En del av ansvarsområdet var også arbeidet med Smartby; der KI er en av satsningsområdene.

Store forventninger

Det var i fjor Berget landet drømmejobben i KS. Endelig kunne han være med på utviklingen av KI for alle kommuner og fylkeskommuner i Norge.

– Akkurat det med kunstig intelligens har jeg stor respekt for og store forventninger til. Selv om det kan være mange utfordringer med anvendelsen av KI, så ligger det så utrolig mange muligheter fremfor oss.

I april 2024 lanserte KS en rapport i samarbeid med Sopra Steria; Barrierer og muligheter i kommunal sektors arbeid med kunstig intelligens.

– Denne rapporten viser tydelig hvilke områder hvor KI har stort potensial, og hvilke der bruken bør unngås. Her finnes det mange gode eksempler på hvordan kommuner og fylkeskommuner har spart mye ved innføringen av KI-baserte løsninger, forklarer Berget.

Rapporten inneholder over 100 eksempler på hvordan kommuner har tatt i bruk KI for å forenkle tidkrevende prosesser.

Enorme besparelser innen taksering

Et godt eksempel på en av de mest vellykkede gjennomføringene av bruken av KI i kommunal sektor er fra Trondheim kommune. Der skulle det gjennomføres ny beregning av eiendomsskatt for hele kommunen, slik det gjøres ved jevne mellomrom.

Vanligvis gjør slike takseringer krav på mye av de ansattes tid og ressurser. Kommunen bestemte seg for å bruke KI på utregningene, og resultatene var overveldende.

– Kommunen endte opp med å taksere 103 000 eiendommer på 20 minutter. Besparelsene på arbeidet med dette lød på 22 millioner kroner, og i tillegg fikk kommunen inn betraktelig færre klager i etterkant enn ved manuell gjennomføring av takseringer i årene før.

For dette tiltaket vant Trondheim kommune publikumsversjonen av Fyrlyktprisen i 2023 på den årlige NOKIOS-konferansen; en konferanse dedikert til IKT i offentlig sektor.

Kunstig intelligens skal jo brukes som en støttespiller for de ansatte i organisasjonen, ikke erstatte dem.

Jens-Petter Berget

del

Sortering av e-post

Alle kommuner i Norge mottar store mengder med e-post fra innbyggere og eksterne aktører, og disse trengs å sorteres til riktige personer og interne enheter. Gjerdrum kommune ville prøve å effektivisere dette, og sammen med Sopra Steria ble det utviklet et system som klarte å identifisere e-postenes innhold, og sende dem til riktige mottakere. Det har blitt beregnet at kommunen har spart omkring to årsverk som følge av dette.

– Det er ikke nødvendigvis slik at de ansatte i kommunen synes det er kjempegøy å sortere e-post; det finnes oppgaver som er viktigere og mer givende å gjøre for de ansatte. Og hvis det finnes et automatisk system gjør oppgaven både bedre og raskere, så er dette en vinn-vinn-situasjon for alle parter, sier Berget.

Turnusplanlegging

Planleggingen av vakter er en annen svært tidkrevende prosess for ledere og mellomledere, spesielt i helsesektoren. Turnusvakter varierer i lengde, og bemanningsbehovet likedan, så planleggingen skjer manuelt. Dette ville Trondheim kommune gjøre noe med.

Sammen med NTNU utarbeidet kommunen et KI-basert system som skulle løse utfordringen, og resultatet ble et selskap som heter Synplan. Systemet ble i 2022 testet ut på tre bo- og aktivitetsenheter (BOA-enheter) i Byåsen, og resultatene var overveldende.

Ved hjelp av systemet ville kommunen vi ha spart 6,7 prosent av et totalbudsjett på 100 millioner kroner; 6,7 millioner kroner. Systemet ble dermed rullert ut for 200 helseenheter i kommunen, noe som har ført til store besparelser, lettere bemanningskapasitetsstyring og mindre belastning for helsearbeiderne. Firmaet har inngått avtaler med en rekke kommuner i Norge.

Store utfordringer

Selv om KI-baserte tjenester i utgangspunktet kan gi store fordeler for kommunen, er det lurt å tenke på helheten. Gevinstrealisering med tanke på innføringen av KI kan være en utfordring. Dette har med hvordan organisasjonen tilpasser seg de bemanningsmessige virkningene av KI-systemenes effektivitet.

– Når en ny, KI-basert tjeneste blir innført, og som erstatter de ansattes oppgaver, så må de nødvendigvis få tildelt nye roller og oppgaver. Ellers sitter dem der kun med færre oppgaver, og effekten har stagnert. Disse må bidra på andre områder i kommunen, og dette krever at man endrer selve arbeidsprosessene i kommunene.

Ifølge Berget er innførselen av KI i en organisasjon avhengig av ledere som forstår KIs muligheter og barrierer, men ikke bare det;

– Det handler om å få med absolutt alle i organisasjonen på dette kompetanseløftet. Kompetansen om KI bør heves på alle nivåene, slik at alle kan bidra med innspill til hvordan KI kan brukes mest fordelaktig. For sikre at alle er med på dette løftet, så tror jeg det er avgjørende at alle føler seg trygge i jobben sin. KI skal jo brukes som en støttespiller for de ansatte i organisasjonen, ikke erstatte dem.

Positiv til fremtiden

Berget mener at det viktigste kommunene kan gjøre fremover er å se på hverandres suksesshistorier og lære av dem. Slik det er i dag, så er det kun de store kommunene som har økonomi og kompetanse nok til å utvikle nye KI-baserte tjenester.

– Nettopp derfor er det ekstra viktig at suksessen til en KI-tjeneste i en kommune blir tilgjengeliggjort for alle. At flere kommuner bruker mye tid og ressurser på å utvikle like systemer, er ikke veien å gå. Vi må få på plass et helhetlig system der disse tjenestene kan bli gitt allmenn tilgang til, og brukes av de kommunene som ønsker det.

Leder i bransjeutvalget for kommunal sektor i Lederne, Oddvar Nøstdal, er overbevist om at kunstig intelligens vil ha en sentral rolle for kommuner og fylkeskommuner fremover.

– Bruken av kunstig intelligens kommer til å være et helt avgjørende hjelpemiddel for at kommunene skal kunne møte fremtidens store utfordringer. Forenklingen av arbeidsintensive oppgaver og frigjøring av ressurser, slik som Berget viser til, vil komme til å ha stor innvirkning på kommunenes evne til å imøtekomme sine innbyggere på. Bare det blir brukt på den riktige måten, kommenterer Nøstdal.