Lederferdigheter
Slik kommuniserer du effektivt
Kunsten å kommunisere er den viktigste nøkkelen til en leders suksess. Effektiv kommunikasjon bygger tillit, sparer tid og stimulerer både engasjement og produktivitet.
- Tekst
- Sissel Fantoft
- Foto
- Getty Images
- Dato
Informasjon er budskapet du ønsker å formidle, mens kommunikasjon er måten du gjør det på. Effektiv kommunikasjon er prosessen med å utveksle ideer, tanker og meninger, på en slik måte at budskapet blir mottatt og forstått. Når vi kommuniserer effektivt, føler både avsender og mottaker seg fornøyde.
Kommunikasjon på sitt beste
Effektiv kommunikasjon kjennetegnes av åpenhet, tydelighet og empati. En leder som lytter like mye som hun snakker, og som ikke skygger unna ubehagelige temaer, oppfattes som troverdig av medarbeiderne.
Som leder er du med på å sette standarden for kommunikasjon i organisasjonen. Er du bevisst måten du kommuniserer på, blir du et positivt forbilde for medarbeiderne. Relasjoner basert på åpenhet og tillit bidrar til å skape et hyggelig og produktivt arbeidsmiljø.
Dynamisk prosess
En rekke undersøkelser viser at mange ledere sliter med å nå frem til sine ansatte. Her er det altså mange fallgruver å gå i. Uklart språk, gjentakelse av forslitte fraser og manglende evne til å lytte til tilbakemeldinger er klassiske feil mange ledere gjør.
Kommunikasjon er en to-veis og dynamisk prosess som endrer seg ut fra situasjon, publikum og budskap. Derfor er det viktig at du tilpasser deg ulike kontekster. Om du skal presentere viktige resultater muntlig på et allmøte, sende ut et skriftlig budskap til ansatte eller snakke med én enkelt medarbeider – forskjellige fora krever ulike virkemidler. Fellesnevneren er likevel at du fremstår som ærlig, genuin, lyttende og at du bryr deg om ansattes reaksjoner.
Informasjon er budskapet du ønsker å formidle, mens kommunikasjon er måten du gjør det på.
Positiv påvirkning
Vår evne til å kommunisere kan være en kraftfull kilde til å påvirke andre. Den amerikanske sosialpsykologen Robert Cialdini hevder at å kommunisere med et inkluderende og relasjonsbasert språk er det mest effektive for ledere. Å bruke et positivt i stedet for negativt ladet språk kan fundamentalt endre måten mottakeren påvirkes av budskapet på. Evnen til å påvirke er en viktig lederkvalitet. Å påvirke er å ha innvirkning på andres atferd, holdninger, meninger og valg. Innflytelse må ikke forveksles med makt eller kontroll. Det handler ikke om å manipulere andre for å få viljen din, men om å legge merke til hva som motiverer ansattes engasjement og bruke den kunnskapen til å skape positive resultater.
5 tips for effektiv kommunikasjon:
- Tydelig budskap: Tenk gjennom hva du ønsker å formilde, og kommuniser det åpent og ærlig. Tydelig kommunikasjon defineres av at mottakeren oppfatter det samme budskapet som avsenderen har til hensikt å sende.
- Vær konsis: Dropp sjargong og utbroderende beskrivelser. Intetsigende fyllord, komplekse forbehold og tamme unnskyldninger gjør at du fremstår som usikker og utydelig. Hold deg til fakta, også når de er ubehagelige.
- Lytt aktivt: Effektive ledere vet når de trenger å snakke, men også når de trenger å lytte. Vis at du bryr deg ved å be om ansattes meninger, ideer og tilbakemeldinger. Delta aktivt i samtalen ved å stille spørsmål og ta notater.
- Ikke glem kroppsspråket: Rundt 70 prosent av kommunikasjon er non-verbal. Det hjelper ikke å holde en tale ment til å inspirere hvis du samtidig har knyttede never og rynkede øyebryn. Øyekontakt og ekte smil formidler tillit og varme.
- Vær empatisk: Sett deg selv i mottakerens sted for å forstå deres reaksjoner og perspektiver. Empati hjelper oss å kommunisere på en måte som gir mening for andre.
Kilde: Walden University
