En innføring til prosjektledelse – slik lykkes du som prosjektleder

Et prosjekt kan defineres  som «et tiltak som har et avgrenset omfang, og gjennomføres én gang for å nå et gitt mål innenfor en gitt tids- og ressursramme» (snl.no). I arbeidslivet er det vanlig å opprette en midlertidig prosjektorganisasjon for å gjennomføre prosjektet. En prosjekteier er bindeleddet mellom virksomheten og prosjektorganisasjonen, gjerne med en styringsgruppe som støtteorgan. Prosjektlederes rolle er å sikre at planlegging og gjennomføring skjer innenfor rammene som er satt av prosjekteieren. 

Hva kjennetegner prosjektet som arbeidsform?

Det finnes mange ulike typer av prosjekter, og måten de gjennomføres på avhenger av hva målsettingen er. Et leveranseprosjekt er en konkret bestilling fra en kunde, eller et anbud i konkurranse med andre leverandører. Et utviklingsprosjekt handler om å utvikle produkter, systemer eller en organisasjon, ofte basert på innovasjon.  

Prosjektets livssyklus

Prosjekter deles gjerne inn i en livssyklus som inneholder flere faser. I forkant har prosjekteieren definert prosjektets omfang og mål, og utarbeidet et mandat for prosjektleder. Selve prosjektet starter når prosjektlederen overtar ansvaret.

• Oppstart:

Prosjektet planlegges i tett dialog med en kunde eller intern prosjekteier, basert på en kartlegging av ønsker og behov. Klare mål for innhold, arbeidsomfang, ansvarsfordeling, fremdriftsplan, rutiner for rapportering og tids- og kostnadsbruk fastsettes i en prosjektplan. Jo bedre innsikt og tydelige mål, jo større er sjansen for å lykkes. Hvordan sette gode mål

Prosjektlederen setter sammen et håndplukket team med riktig kompetanse. Pass på at team-størrelsen harmonerer med prosjektets omfang, og at deltakerne faktisk har nødvendig kapasitet og kompetanse.

• Gjennomføring:

Nå skal planleggingen settes ut i livet og prosjektet realiseres. Prosessen deles inn i delfaser som inneholder kontrollporter, milepæler og rapportering til prosjekteieren. Tett oppfølging av fremdriften fra prosjektlederen er avgjørende for suksess. En prosjektorganisasjon som hviler på et stødig fundament vil bedre håndtere avvik, usikkerhet og endringer underveis.

Slik håndterer du endringer. En god avslutning av prosjektet er viktig, og kjennetegnes ved at resultatet overleveres prosjekteieren i henhold til avtaler. Avslutningen er også en sentral arena for kunnskaps- og erfaringsoverføring.

• Gevinstrealisering:

En gevinst av et prosjekt er en positiv effekt som er målbar i penger eller kvalitet. Ifølge Norsk forening for Prosjektledelse innebærer gevinstrealisering å «planlegge og organisere med tanke på å hente ut gevinster av et prosjekt, og å følge opp disse gevinstene slik at de faktisk blir realisert.» Ønskede gevinster av prosjektet bør defineres allerede i planleggingsfasen, gjerne i form av en egen gevinstrealiseringsplan. For at gevinstene skal oppnås er det avgjørende at de kommuniseres tydelig til prosjektteamet. 

Prosjektlederens rolle

Prosjektlederens oppgave er å sørge for at teamet oppnår prosjektets mål innenfor rammebetingelsene i prosjektplanen. Denne personen har ansvar for å planlegge arbeidet, delegere oppgaver, ha tilsyn med aktiviteter og deltakere, og styre alle aspektene ved prosjektet. Kort sagt er det prosjektlederen som skal definere «hvordan» og «hvem».

Prosjektlederens utgangspunkt er mandatet som er gitt av prosjekteieren. Det er en oppdragsbeskrivelse som inneholder en beskrivelse av ønskede resultatmål, arbeidsomfang og ressursrammer. Basert på mandatet etablerer prosjektlederen et team som har nødvendig kompetanse, kapasitet og motivasjon til å gjennomføre bestillingen. 

Kommunikasjon og teamledelse 

Kommunikasjon spiller en vesentlig rolle for alle prosjektledere. En åpen og tydelig dialog både med prosjekteieren og prosjektteamet sikrer en felles forståelse av prosjektets innhold, leveranse og gevinster.

Prosjektteam dannes for alle typer prosjekter. Fra de aller minste prosjektene, til de virkelig store, langvarige og svært kostbare. Felles for alle prosjektteam er at de er en midlertidig sammensatt gruppe med ett felles prosjektmål. Sak om teamledelse

Som prosjektleder er du ansvarlig for å delegere arbeidsoppgaver og holder oversikt over hvem som gjør hva, og for at kommunikasjonen flyter godt på tvers av organisasjonen.

Prosjektkultur

Ifølge rapporten «Tomorrow’s Teams Today» fra amerikanske Project Management Institute (PMI). øker behovet for raske, fleksible og smidige prosjektteam som tilpasser seg kundenes endrede behov. Det krever prosjektledere med et sterkt engasjement for samarbeid, empati og innovasjon. Et prosjektteam er sammensatt av ulike personligheter med variert erfaring og tilnærming. Din rolle som leder er å samle laget slik at alle trekker i samme retning. Det innebærer å sørge for at alle vet hva ønskede mål og gevinster av prosjektet er. Tett oppfølging av deltakerne i teamet og jevnlige statusmøter er smart for å holde deg oppdatert underveis og unngå at avvik forplanter seg. 

Fallgruver i prosjekter

Alle prosjekter inneholder risikofaktorer. Dette er typisk hendelser det er vanskelig å forutse, og som vil kunne påvirke påvirke resultatet.  Risikostyring handler om å identifisere sannsynligheten for at uønskede hendelser oppstår, hvilke konsekvenser de kan få og hvordan de kan håndteres.

En godt utarbeidet prosjektplan i planleggingsfasen øker sannsynligheten for at prosjektet gjennomføres knirkefritt. Prosjektplanen bør ha tydelige mål, uten å være for detaljert. Rom for fleksibilitet gjør prosjektet smidigere. Det er også viktig at prosjektplanen er solid forankret hos prosjekteieren. En felles forståelse for prosjektets mål fra start reduserer risikoen for senere misforståelser.

En god prosjektleder bør:

• Ha en god dialog med prosjekteieren.
• Sette tydelige mål.
• Kjenne innholdet i prosjekt- og gevinstrealiseringsplan i detalj.
• Etablere et egnet prosjektteam, både i størrelse og kompetanse.
• Kommunisere mål og planer tydelig til teamet.
• Håndtere uventede hendelser, endringer og avvik uten å miste fokus.
• Delegere oppgaver og følge opp teamet underveis.
• Være fleksibel, smidig og empatisk – og sørge for at teamet trekker i samme retning.
• Sikre en ryddig avslutning av prosjektet innenfor avtalte tids-og kostnadsrammer.
• Jobbe for at kunnskap og erfaring deles og tas med videre inn i nye prosjekter.