Kommunikasjon på arbeidsplassen

Vet du hva som kjennetegner god kommunikasjon, og hva det kan bety for miljøet på jobb? Her har vi samlet det du trenger å vite for å løfte kommunikasjonsferdighetene dine til nye høyder.

Kommunikasjon handler om å dele tanker, følelser, meninger og mål slik at vi oppnår en felles forståelse. God kommunikasjon handler om å se og forstå situasjonen, menneskene man kommuniserer med og å formidle et tydelig budskap tilpasset dette. Det handler om å “lese rommet” og unngå misforståelser – så enkelt, og så vanskelig.

Ulike typer kommunikasjon

Kommunikasjon kommer i ulike former, som enveis- og toveiskommunikasjon, gruppekommunikasjon, massekommunikasjon og dobbelkommunikasjon. I tillegg skiller vi mellom den verbale og non-verbale kommunikasjonen, samt skriftlige og muntlige kommunikasjonen.

• Enveiskommunikasjon: Defineres av at budskapet kommuniseres fra en aktiv sender til en passiv mottaker.
• Toveiskommunikasjon: To deltakere veksler på rollene som sender og mottaker.
• Gruppekommunikasjon: Når det er flere enn to deltakere som veksler på rollene som sendere og mottakere.
• Massekommunikasjon: Budskapet spres til en større gruppe mennesker ved hjelp av et medium som TV, radio eller sosiale medier for eksempel.
• Verbal kommunikasjon: Det som sies med ord – skriftlig eller muntlig.
• Non-verbal kommunikasjon: Det vi sier og signaliserer med kroppen vår, også kalt kroppsspråket.
• Dobbelkommunikasjon: Når de verbale og nonverbale signalene ikke samsvarer med hverandre.

Alle situasjoner hvor man ønsker å bli hørt og vil formidle et budskap kan ses på som en form for presentasjon. Her får du triksene som løfter presentasjonen.

Kommunikasjonsmodellen 

Det finnes ulike varianter av kommunikasjonsmodellen, men felles for dem alle er at de hjelper oss å forstå hvordan kommunikasjon fungerer. Den klassiske kommunikasjonsmodellen er en enkel fremstilling av enveiskommunikasjon bestående av en avsender og en mottaker. Legger du til støy og tilbakemelding får du det vi betegner som prosessmodellen, utviklet av forskerne Shannon og Weaver. 

Modellen brukes for å forstå kommunikasjonsprosessen, med særlig vekt på støy-begrepet når man skal bruke den for å analysere hva som eventuelt har gått galt i en kommunikasjonsprosess.

Støy i kommunikasjon kan være: 

• Tekniske problemer som dårlig nettverk eller dekning 
• Språkproblemer som en vanskelig dialekt eller ordforråd 
• Uvaner og fakter hos avsender som tar oppmerksomheten bort fra budskapet 
• Støy fra omgivelsene  

Kjenner du til hvilke fem kriterier som må være på plass for å lykkes med kommunikasjonen? Finn det ut, og få fem tips til effektiv kommunikasjon her. 

God og effektiv kommunikasjon  

Når vi kommuniserer effektivt, oppnår avsender og mottaker en felles forståelse av et budskap eller tema, og opplever seg både hørt og sett i prosessen. God og effektiv kommunikasjon handler i denne sammenheng om å være tydelig, bruke klart språk og unngå formuleringer som kan mistolkes. Unngå for eksempel faguttrykk og «stammespråk», med mindre du vet at mottaker forstår det. Kontekst er med andre ord en viktig faktor for kommunikasjonen, og effektiv kommunikasjon er alltid godt tilpasset denne. 

Et godt verktøy for å bedre kommunikasjonsferdighetene dine, er å ta noen steg opp i kommunikasjonstrappen. Denne modellen illustrerer hva som skal til for å treffe med kommunikasjonen din i ulike situasjoner. Jo høyere opp i trappen du beveger deg, jo mer personlig og nærmere i tid uttrykker du deg.

Lær mer om effektiv kommunikasjon på de ulike trappetrinnene.

Skriftlig kommunikasjon 

Enten det er på jobb eller med venner og familie, er mye av kommunikasjonen vår skriftlig. Det gjelder derfor å kjenne kodene for hva som treffer. 

Tre tips for tydelig skriftlig kommunikasjon: 

1. Vær autentisk – vekk interesse  
2. Ikke vær kjedelig – by på deg selv 
3. Skriv som du ville snakket – unngå fremmedord 

Tekstdoktor Christine Calvert deler gode tips for å kommunisere tydelig skriftlig i denne saken. Les flere av tipsene hennes her.

Digital kommunikasjon og videomøter 

Stadig mer av vår kommunikasjon og møtevirksomhet foregår via digitale kanaler. 

Det kan by på utfordringer som manglende kroppsspråk, dårlig nett eller andre  tekniske utfordringer med mer. 

Her er noen tips til hvordan lykkes med hybridhverdagen, samt 6 gode råd som løfter videomøtene.

Anerkjennende kommunikasjon 

Anerkjennende kommunikasjon på jobb handler om mer enn ros av prestasjoner. Det handler om å vise ektefølt forståelse og aksept for andre menneskers opplevelse, følelser og tolkning av noe som skjer. Mennesker som får anerkjennelse på jobb yter mer, er mer lojale og kreative, i tillegg til å ha det mer gøy på jobb. Dessuten viser forskningen at anerkjennende kommunikasjon forebygger sykdom og at verdifulle medarbeidere slutter. Les mer om anerkjennende kommunikasjon her.

Hva er dårlig kommunikasjon?  

Selv om vi kan kjenne mange av prinsippene for god kommunikasjon, er det ikke alltid like enkelt å kjenne igjen hva som er dårlig kommunikasjon. Plutselig står du kanskje i en konflikt, og skjønner ikke helt hvor det gikk galt. Da gjelder det å ta noen steg tilbake, og tenke gjennom hvilke ord og virkemidler som har vært i sving. 

Still deg selv disse spørsmålene: 

• Lyttet du med forståelse og empati? 
• Forsøkte du å se saken fra den andres ståsted? 
• Henvendte du deg til mottaker i du-form, fremfor å fokusere på egen opplevelse av saken? 

Dette er noen av faktorene som avgjør hvorvidt kommunikasjon oppleves som god eller dårlig. Her får du flere gode tips til hvordan unngå at konflikter vokser.

Kunsten å lytte

Er du god til å lytte, er du antakelig god til å se saken fra andres perspektiv og tilpasse det du skal si til mottaker og situasjon. Det krever tålmodighet, nysgjerrighet og oppmerksomhet, og ofte også en god porsjon øvelse. Det er tid vel investert. 

Blir du en god lytter, vil du nemlig også ha det grunnleggende på plass for å knytte meningsfulle relasjoner og bidra til å bygge en sterk kultur for samhold, trygghet og godt lagspill på jobb. 

Lyst til å bli en bedre lytter? Sjekk disse tipsene.

Vær bevisst på kroppsspråket

Kroppsspråk er den fysiske kommunikasjonen og alt du uttrykker, bevisst og ubevisst, ved hjelp av kroppen din. Hvordan du står, går og sitter, i tillegg til ansiktsuttrykk, gester og fakter utgjør en stor del av kroppsspråket ditt. Vi bruker det ikke-verbale språket også når vi for eksempel peker, snur oss mot noen, vinker, himler med øynene, smiler og ser noen i øynene. 

Kroppsspråket er i likhet med det verbale språket viktig når du kommuniserer. Det meste av kroppsspråket har vi kontroll på, men ikke alt er kommunikativt. Eksempelvis er rødming, gjesping og blunking adferd som ikke er ment som kommunikasjon. Det er nyttig å være bevisst på at slik adferd likevel kan oppfattes som kommunikasjon av andre. Man kan tro man har stålkontroll på hode, armer og ben, men bevegelser, ansiktsuttrykk eller stemmebruk kan gi signaler som påvirker andres oppfattelse. Å ha en god kroppsholdning har også mye å si for hvordan du blir oppfattet.

Ansiktsuttrykk, stemmeleie og kroppsspråk er altså med på å avsløre hva vi egentlig mener, uavhengig av hva vi sier. 

Les mer om hvordan du kan bruke og bli mer bevisst på kroppsspråket.

Makt påvirker kommunikasjonen

Makt påvirker kommunikasjonen med andre. Hersketeknikker kan brukes gjennom tale, kroppsspråk eller annen kommunikasjon. Det handler i stor grad om makt, og benyttes typisk for å fremheve seg selv på bekostning av andre, og kan gi overtaket i en situasjon.

Å kjenne hersketeknikkene innebærer at du også kan avsløre, ufarliggjøre og redusere virkningen av dem. Les mer om hvilke metoder som kan hjelpe deg til å ta opp hersketeknikkene på en konstruktiv måte.

Aktiv bruk av stillhet i kommunikasjonen 

Mange opplever stillhet som truende og kjedelig. Det er imidlertid mange grunner til at du bør omfavne den. «Intelligente pauser», der møtedeltakerne får tid til å tenke før de snakker, kan styrke kommunikasjonen og redusere verbal støy. Du gir hjernen tid til å håndtere informasjonen som har blitt delt, du får tid til å tenke og mulighet til å lytte. 

Slik kan du bruke stillhet strategisk i møter. 

Den vanskelige samtalen 

Relasjonsbygging er en stor del av kjernen i god kommunikasjon. Er du en god kommunikatør er du trolig både empatisk og flink med mennesker. Men hva om budskapet du skal formidle ikke er så hyggelig? Er det lov å pynte litt på sannheten, skrive i stedet for å snakke, eller hva med å utsette problemet en liten stund?

I denne saken deler forfatter og kursholder Jan Spurkeland en rekke tips for hvordan du kan håndtere den vanskelige praten. Han mener du kommer langt med en god relasjon i bunn, behovsforståelse og et tydelig mål om å ikke skade relasjonen.  

Er du bevisst oppfølging og kommunikasjon knyttet til medarbeideres sykefravær? Lær mer om gode kommunikasjonsferdigheter i denne sammenheng. 

Relaterte sider